Prioridades en la gestión y desarrollo del talento

¡¡Venga… antes de que nos metamos en la inercia de los días!!

¿has incorporado en tu agenda tus compromisos con el talento de tu equipo y tus/sus ilusiones?

Pues aprovecha estos días, en los que seguro encuentras (si te lo propones) un ratito para organizarte. ¡Es el momento de reiniciar, empezar o seguir creciendo y reenfocar el “objetivo de tu cámara” para que este año sea mejor que el anterior!

En este post quisiera proponer acciones iniciales a poner en marcha durante este año y …¡¡admito sugerencias!!

– haz tu propia lista, a parte de la que puedas leer aquí

pide opinión a tu equipo de trabajo

Pide opinión a tus clientes

– sienta las bases de hacia dónde necesita ir tu empresa (actualicemos la visión de nuestra organización) y qué necesitarías para estar más orgulloso y sentirte feliz en el plano profesional

– piensa que cambios actitudinales y profesionales necesita tu equipo

– pregunta a tu equipo en qué creen que necesitan mejorar y qué les haría ser más felices en su puesto de trabajo

crea y comparte estas ideas entre los distintos equipos de la empresa

identifica el modo en cómo vamos a desarrollar esas mejoras tanto actitudinales como de capacidades técnicas (formación interna o externa, coaching, asistencia a conferencias, grupos de trabajo especializados…etc.)

Pide ayuda, consejo, consulta, orientación a otros profesionales, a expertos, en conferencias, en redes sociales, en blogs…aquí…(a quién tu quieras, pero pídela)

– Genera compromisos que ilusionen entre todos los miembros de la empresa

Pon fechas y prioridad alta como si fueras a servir un pedido o proporcionar un servicio a tu cliente (¡la satisfacción de los clientes externos se consigue en gran parte por la satisfacción de los clientes internos!)

Permite que los nuevos compromisos y cambios se pongan en marcha

–  Haz seguimiento y evalúa periódicamente el impacto en el trabajo diario

Reenfoca si es necesario, refuerza, exige con criterios y comunícate periódicamente con tu equipo de trabajo

Celebra los éxitos

Toma decisiones conjuntas cuando no alcancemos los objetivos

-A los tres/ seis/nueve/ meses ¿dónde estamos?

La gestión del talento es la base actual que permite unir, alinear y comprometer personas y estrategia de empresa. Creo que hay suficientes motivos ya para valorar que estamos en un mundo y en un mercado, donde las personas importan, los buenos profesionales y equipos de trabajo son los que pueden hacer realidad el valor añadido y la diferenciación de nuestra empresa. Así que, o nos ocupamos de este tema o nos ocupará  (los problemas de antes, nos desbordarán de nuevo).

Es el momento de dejar los hábitos que no nos han llevado a donde queríamos, y permitirnos planificar nuestra nueva agenda con cambios positivos, que nos hagan creer, como en el cuento de Jorge Bucay, que estábamos atados a inercias que nos han impedido ver y hacer las cosas de un modo diferente, y que realmente podemos realizar y conseguir muchas mejoras que creemos que no podremos.

Os dejo el link del cuento por si alguien lo desconoce:

AHORA QUE SABES QUE TODOS TENEMOS CADENAS QUE NOS HAN LLEVADO HASTA AQUI…

1. ¿HAS DECIDIDO ROMPER LA CADENA QUE TE ATA A LOS MISMOS HÁBITOS PROFESIONALES DE SIEMPRE?

2. ¿HAS INCLUIDO EN TU AGENDA MOMENTO Y ESPACIO PARA PONERTE EN ACCIÓN EN LA GESTIÓN DEL TALENTO?

3. SI NO ES ASÍ…¿PUEDES INCLUIR EN TU AGENDA EL OCUPARTE DE ESTOS OBSTÁCULOS?

El tiempo y tú… y ellos…: post-it´s mentales

Que mejor que utilizar estos días para hacer una buena reflexión para valorar qué queremos de nuestro tiempo, cuánto lo valoramos y cómo podemos optimizarlo.

Con un año por delante, tenemos una nueva oportunidad de sentirnos satisfechos con la inversión de nuestro tiempo. Recuerda: ¿avanzas?

Una de las muchas cosas que he pensado en estos últimos días del 2012 y principio de este año, es que me gustaría de verdad mejorar mucho más en mi gestión del tiempo propio y con los otros. La organización, previsión y la paciencia para los imprevistos siempre los he tenido presentes. No obstante, creo que como a mi, a muchos nos desmotiva invertir tiempo en momentos o espacios en los que no “sacamos nada en claro”. Yo quiero que cada interacción con los demás sea provechosa y deje algo de “buen sabor de boca” a todos.

Por ello, creo que es importante que tengamos presente a modo de “post-it´s mentales” las siguientes recomendaciones (aparte de todo lo que podemos consultar en los manuales al uso de gestión del tiempo):

– si es un tiempo para mi: ¿cuales son mis prioridades y objetivos? vale la pena invertir diez minutos y luego avanzar en la dirección elegida

Urgente e importante: claves para organizarme. Combina todos los días estos criterios para ser resolutivo y eficiente

– Estudia tu curva de concentración. De nada sirve empezar a trabajar con algo muy “espeso” y que requiere alta concentración, si acabamos de sentarnos a trabajar.

– De verdad no pasa nada, si hay una hora en la que no atendemos llamadas o correos. Elige tu tiempo de aislamiento para ser creativo y no desmotivarnos por la multitarea (parece que no pero desgasta)

En el tiempo con otros:

– Perdón pero aunque suene mal: ¿para qué nos reunimos? Si lo que quiero es verte o tomar una cerveza hay momentos mejores que el horario laboral

¿cuanto tiempo necesitamos?

– ¿qué información o material necesitamos para evitar otra reunión para hablar del mismo tema?

– ¿podemos solucionarlo por teléfono?

– ¿podemos utilizar un medio virtual para comunicarnos tipo skype? se ahorra muchísimo tiempo, centra la conversación, fuerza la escucha activa y agiliza las comunicaciones.

Centrémonos: ¿esta interacción es para informar, intercambiar ideas, solucionar problemas, etc? cualquier extra fuera del objetivo alargará y desmotivará a los implicados. Si hay otros temas que tratar busquemos momento y espacio adecuado para ello.

– Tu tiempo, nuestro tiempo influye en nuestro equilibrio y felicidad: ¿en tu agenda estás también?

– Somos responsables casi únicos de en qué, cómo y con quien invertimos nuestro tiempo: toma las riendas

¿qué post-it mental eliges?

Tu puedes y lo sabes ¿te acuerdas?

¡psst..psst! ¿qué haces con tú tiempo?

Hace unas semanas en el Colegio de Ingenieros de Telecomunicaciones de Valencia (@coitcv) estuvimos trabajando sobre la idea de nuestra eficiencia personal en nuestra gestión del tiempo.  Además, estuvimos reflexionando sobre la importancia de

“parar para salir de tu inercia”

que a mi parecer es una de las claves para empezar a gestionar bien nuestros tiempos y aumentar la sensación de que somos nosotros los dueños de nuestro tiempo y no el tiempo el que nos lleva a nosotros.

Como conclusión de una servidora y de los mismos participantes, comentamos que:

–  lo percibas así o no, tienes muchos compromisos que asumes sin darte cuenta

– podemos estar durante un tiempo más o menos largo son sensación de estrés pero que si lo mantenemos eternamente, esto pasa factura emocional y productiva

– no valen excusas: “no tengo tiempo”; cuando realmente queremos algo, sacamos el tiempo de dónde sea, con lo que ¿por qué esperar a que nos sintamos ahogados para cambiar?

– determinadas tareas que consideramos ladrones como el mail, las redes sociales, las llamadas telefónicas etc…, nos roban menos si las gestionamos con orden y un plan programado

– para gestionar bien el tiempo y la eficiencia personal, es importante que no sólo una persona, aprenda a gestionarlo. Si de tu empresa sólo han ido unas pocas personas a este tipo de formación o habéis hecho un cambio en vuestras gestiones diarias, aprovecha y entrena a los demás.

La gestión del tiempo con otros tiene mucho que ver con “entrenar a otros” en esta misma idea.

– mantente alerta sobre tu estado de vigilia profesional

– ¿a qué esperas para tomar tú las riendas?

 

URGENTE E IMPORTANTE: espacio y tiempo para salir de la inercia

Seamos grandes empresas, pequeños comercios, freelance, pymes o como queramos etiquetarnos, hoy quiero enfatizar la importancia de salir de la rutina

Todos sabemos, y estoy seguro que casi antes de levantarnos por la mañana, de cuales son nuestras prioridades ese día, a quién hemos de llamar, qué hemos de solucionar, qué reuniones tenemos…etc. Pero ¡ojo! día tras día esto se puede convertir en un apagafuegos continuo, y el objetivo de mi empresa  y mi proyecto profesional, pueden perder su rumbo.

Nuestros compromisos más vinculantes son, por lo general, el resultado de las pequeñas decisiones que tomamos cada día, demasiado pequeñas para que nos fijemos en ellas

Seguramente entonces nuestra inercia de actividades y trabajo nos lleve a pensar cosas como…no puedo controlar nada…tengo muchas cosas que hacer y no avanzo…trabajo más que antes y consigo menos… realmente esto va a cambiar algún día?

DEFINITIVAMENTE NUESTROS PEQUEÑOS COMPROMISOS DIARIOS HAN CONSUMIDO LA MAYOR PARTE DE NUESTRA ENERGÍA pero…¿CONSEGUIMOS MEJORAS VISIBLES?

Así como preguntaba el  profesor Sweeny-Avery Brooks a Derek-Edward Norton en la película American History:
-No encontrabas las respuestas porque hacías las preguntas equivocadas.
-¿Cómo cuales?
-¿algo de lo que has hecho ha mejorado en algo tu vida?

Me parece URGENTE E IMPORTANTE que focalicemos esta pregunta hacia nuestro proyecto:

– no encontramos las respuestas porque hacemos las preguntas equivocadas

-¿ cómo cuales?

¿algo de lo que hemos hecho hoy me ha acercado a mi meta? ¿algo de lo que hemos hecho hoy ha mejorado mi bienestar personal/profesional? ¿y el de mis clientes? ¿y el de mi equipo?

A diario, escuchamos, que no tenemos tiempo, que no podemos, que no…. y nos perdemos en una espiral de energía que nos consume personal y profesionalmente.  De verdad pienso que si queremos conseguir resultados diferentes, necesitamos realizar acciones distintas a las habituales y aprendidas. ¡Y es tan fácil acomodarse …! Además esto es algo tan común y frecuente que lo he podido observar en grandes comités de dirección, reuniones de equipos comerciales…dueños y gerentes de pymes y micropymes… Por ello…¡¡HAGAMOS UN STOP YA!!: Para poder dar respuesta a estas preguntas  propongo apuntarnos en la agenda dedicar:

– un espacio y tiempo para pararme a pensar y reflexionar

-un espacio y tiempo para asimilar mis experiencias y resultados actuales

-un espacio y tiempo para provocar nuevas ideas

Probarlo cuesta tan poco como una hora a la semana ¿quieres probar?

¿Muerte por aburrimiento o compromiso por dinamización?

¿Estás así en los comités de dirección  o en tus reuniones?

Llamemos a las cosas por su nombre una vez más, y reforcemos nuestro talento, por favor. Un Comité de Dirección o reunión:

– Que dura más de dos horas (y lo marco con demasiado margen ya) no es rentable, ni útil, ni práctico ni nada parecido.

– Donde “no sé a qué voy“,  es lo peor

– En la que sólo voy a aportar una información y no tengo nada más que hacer, y lo hago en 10 minutos, no es una excusa para perder 1h o más.

– En la que hay interminables debates en los que no se llega a nada, no sirve, aburre, desmotiva, genera indefensión aprendida e impotencia. Un sentimiento genial para salir de allí y no tener ganas de implicarme en nada más.

– En la que sólo vamos a “tirarnos de las orejas“… , lo siento no sirve.

– En la que sólo participan unos cuantos y son siempre los mismo, tampoco me sirve.

– Que no tiene hora puntual de comienzo y de término, es una ladrón odioso de nuestro tiempo.

– En la que no se toman acuerdos, fechas, responsables y forma de seguimiento, no sirve absolutamente para nada.

– En la que aprovechamos para contarnos cosas que de normal deberíamos comunicarnos en el día a día, genera tedio, pérdida de tiempo y pérdida de enfoque de trabajo en equipo.

Y podíamos seguir…

En la inmensa mayoría de las reuniones nos ocurre esto y más cosas. Ahora bien, todos lo sabemos, todos lo sufrimos en silencio, pero ¡Ah! ahí seguimos. 🙁

Se necesita una vez más, un cambio de enfoque. Cualquier tipo de reunión, es una oportunidad de interacción con el equipo que en ese momento comparte tiempo, espacio y lugar. Ahora bien, es tan fácil, como hacerse con unos cuantos cambios de actitud y con unas cuantas técnicas sencillas de dinámica de grupos. Y pueden ser sencillos o más complejos. Pero, desde luego, ¡¡cuánto cambiaría el resultado con algunas técnicas sencillas!!.

Sólo corrigiendo los puntos anteriores en positivo ya ganaríamos:

– Respetando horarios

– Aceptando participaciones delimitadas por un tiempo en la reunión

– Dirigiendo los debates.

– Especificando de antemano a qué voy a la reunión y qué tengo que llevar preparado.

– Mejorando nuestras técnicas de comunicación.

– Enfocando aspectos positivos y otros a mejorar: es decir cuidando que la interacción sea constructiva y motivadora

Y además, podemos utilizar alguna de estas ideas:

7p17p23123publicación

Cómo vemos, se trata de organizar y redistribuir tiempos, participaciones y contenidos. Existen muchísimas técnicas para dinamizar los grupos en las reuniones, pero podríamos empezar con algunas de estas. Quizá la parte más difícil sea que ¡te atrevas a darle una vuelta a tu actitud y a tu forma de coordinar las reuniones!. Así que:

Depende de ti, ¿lo vas a hacer?

Es cuestión de cambiar ¿te atreves?

Es cuestión de respetar tu tiempo y el de los otros, ¿eres un ladrón del tiempo?

Se trata de anular nuestra capacidad de provocar aburrimiento y dinamizar las participaciones para generar compromiso y motivación

¿aburres o motivas y comprometes?

Cómo organizar mejor tu trabajo

Cómo organizar mejor tu trabajo. ¿Serías más feliz si disfrutaras más y te centraras en lo importante? Para mí, es fundamental una buena organización y gestión de tareas. Con buenos hábitos para organizar mejor el trabajo, uno como que respira mejor. Uno de los sentimientos que más genera la falta de organización es la ansiedad. Y si encima, de todo el trabajo que tienes, le aumentas la ansiedad por no saber por dónde empezar o por dónde seguir, pues no tiene sentido ¿no te parece?

La verdad, es que en organización de tiempo y de trabajo se ha escrito mucho. A mi me gusta, cuando trabajo estos temas en formación, analizar bastante cuál es el tipo de trabajo y cuál sería la mejor manera. No todas las técnicas le sirven a todo el mundo.

Ahora bien, analizando y teniendo una visión general del asunto, creo que hay ciertos hábitos que nos pueden venir bien a todos. No pretendo hacer un programa completo de cómo organizarse mejor, porque como decía, necesitaría conocer tu trabajo. No obstante veamos algunas ideas que pueden ser comunes a todos ¿vale?

Serán ideas sencillas las que verás aquí. Aún así me merece la pena resaltarlas hoy porque veo a diario personas que no lo ponen en práctica y aumentan la pérdida de tiempo propia y de los demás.

 Identifica las que posiblemente no estás haciendo y te podrían ayudar a organizarte mejor tu trabajo.

Cómo organizar mejor tu trabajo

Objetivos
  • Escribe los objetivos de:
    • Tu próximo año
    • Tus próximos 6 meses
    • Tus próximos tres meses
    • Tu próximo mes
  • Clasifica cada objetivo con el nivel de satisfacción / felicidad que te va a proporcionar si lo consigues
  • Marca cada objetivo con el grado de importancia que tienen para ti (alta, media, baja)
  • Modifica los objetivos si alguno no tiene una importancia o satisfacción alta o media

organiza-2

Planificación Proyectos / Temas de trabajo
  • De verdad deja las agendas dónde apuntas las cosas para el día o los próximos días. Al final se convierten en un libro lleno de tachones en los que vamos reescribiendo una y otra vez las tareas no realizadas.
  • Si quieres marcar eventos o reuniones, utiliza un calendario on line, te permitirá reorganizar fácilmente el evento sin tachones visuales y te dará una perspectiva de tu tiempo ocupado y libre para otras tareas.
  • Comparte los calendarios si te puede ser útil o envía una cita al calendario de otra persona, para asegurarnos confirmación.
  • Abre una cuenta en un gestor de proyectos/tareas como WRIKE, WUNDERLIST, TRELLO, TODOIST o EVERNOTE
  • Organiza tu trabajo por temas o proyectos
  • Escribe las tareas que se necesitan para cada tema o proyectos
  • Crea procesos que puedas reutilizar si hay tareas o fases que se repitan en varios procesos. Simplemente los copiarás cada vez en el proyecto o tema que corresponda, ahorrándote tiempo. De esta forma sabrás en cada momento en qué punto te has quedado del proceso.
  • Incluye en el proceso las tareas como en “espera de confirmación”, “recibir respuesta”, “realizar consulta”, “llamar para…”
  • Marca una fecha límite
  • Marca además (muy importante) un recordatorio para el día y hora que prevés que puedes abordar ese tema. Así aumentarás tu tranquilidad de qué tienes un espacio de tiempo para realizar la tarea.
  • Ve marcando las tareas realizadas
  • Comparte los proyectos o temas de trabajo que incluyan a varias personas, así los implicados saben en todo momento por dónde vamos
  • Asigna tareas a las personas que corresponda con fecha de vencimiento
  • Usa los chats internos de los gestores de tareas para consultas, peticiones, o comentarios rápidos. Así evitarás que tengas exceso de correos electrónicos que sólo llevan información cómo “¿está terminado?”, “envíame el informe de…”, “te adjunto información”, “revisa esto”…

organiza-3

Concentración y Ansiedad
  • Utiliza la Técnica del Pomodoro (revisa la técnica aquí)
  • Practica la “concentración única” durante el día: céntrate en una sola cosa cada vez
  • Empieza el día concentrándote en cada acción que vas haciendo no en las horas siguientes: desayuno, paseo o conducción al trabajo…
  • Practica la respiración profunda varias veces al día
  • Utiliza juegos de vez en cuando para acostumbrar al cerebro a realizar una actividad con alta concentración como por ejemplo: eye test game
  • Agrupa tus llamadas
  • Agrupa la respuesta a los posibles correos todo en una vez y en varios momentos al día. No hace falta en un 90% que contestes enseguida a los correos. Si es algo urgente las personas solemos llamar.
  • Ansiedad en el trabajo = falta de control. Vuelve al punto anterior y organiza todo lo que tienes pendiente sin dejarte nada por apuntar. Aumentará tu tranquilidad si sabes que no se te olvidará y cuándo vas a hacerlo.
Ejecución
  • Empieza por las tareas más difíciles o que requieran más esfuerzo de concentración o elaboración
  • Cierra las notificaciones durante periodos de 1 hora, consúltalas después de ese tiempo
  • Si recibes una llamada y no tienes más remedio que atenderla en ese momento, o alguien te interrumpe en tu mesa de trabajo, registra la petición de tu interlocutor o la acción correspondiente en tu gestor de tareas, ponle una fecha de vencimiento y fecha de realización. Después sigue trabajando.
  • Crea formatos de trabajo que reutilices. informes, propuestas, preparación de una reunión, presentaciones…
  • Antes de hacer la tarea visualiza y define criterios que te permitan comprobar cuando acabes el trabajo que está realizado como querías
  • Si tienes que estudiarte algo, “vuelve al cole”, porfa, y sigue los pasos: lectura rápida + lectura comprensiva + subrayado + esquema + fichas de conceptos importantes + ficha de dudas
  • Ten una libreta siempre cerca o un gestor de notas on line al que puedas acceder en cualquier momento y lugar, ya que es posible que en los momentos más inesperados te surja una idea sobre lo que estás trabajando estos días. Esas ideas que te vienen a la mente de camino al trabajo o antes de dormir, apúntalas y sigue disfrutando del momento. Aunque sea dormir 🙂
  • Lee, clasifica y guarda información que retomes más tarde.
  • Sé que siempre habrá imprevistos e interrupciones pero el objetivo no es eliminarlos, es reducirlos y aumentar la concentración.
  • Cuando trabajes, trabaja. cuando descanses, descansa.
Reuniones:
  • Elige bien el tema y tiempo de la reunión ¿Tienes una finalidad clara que no se puede solventar mediante el gestor de proyectos / tareas? Sí la respuesta es sí, entonces convócala. Sino evita la reunión.
  • Prepara el contenido y orden de la reunión, marca qué necesita traer cada uno a la reunión, cuál va a ser tu intervención (y si ésta requiere una asistencia parcial o completa a la reunión), y envíalo con antelación a los asistentes.
  • Se respetuoso con horas de inicio y de finalización, lo sabes, pero posiblemente no lo practiques. Aprende o aprende. Una mala reunión desmotiva.
  • Registra respuestas, ideas, acciones o soluciones habladas en la reunión
  • Envía esta información a los asistentes o mejor aún, conviértelo en tareas en el gestor de proyectos / tareas.

organiza-4

Correo electrónico
  • Evita enviar un mail y a continuación un whasapp y luego una llamada telefónica. Los demás también merecen gestionar su tiempo
  • Si utilizas los gestores de proyectos tareas, realmente verás reducida tu bandeja de entrada en un 80-90%
  • Prepara plantillas de correo que puedas reutilizar en distintas situaciones
  • Identifica claramente el asunto del correo, por favor, permite clasificar y anticipar el motivo y acción de los correos cuando los recibes.
  • Explica en el texto del correo que quieres de tu receptor. Evita enviar un archivo que la otra persona no sabe de qué es o para qué es, esperando que te llame cuando lo reciba.
  • Si estás pidiendo algo, indica fecha en la que lo necesitarás. Ayuda a gestionar el tiempo de tu receptor
¿Qué dificultades tienes tú a la hora de organizar tu trabajo?
¿Quieres compartirlo?
Escribe en los comentarios tu duda. La comentamos y seguro que puede interesar a más personas.

Si tienes cualquier duda, conversamos  y te ayudo en lo que consideres.

Cita previa

4 claves para lidiar con las “urgencias” de tu día a día

Aprovecha ya mismo para tomar decisiones sobre las “urgencias” e imprevistos que te van a llegar hoy. Algunas, sabes que serán realmente urgentes. Otras, si lo analizas tres segundos, verás que no lo son. Evita dejarte llevar por las aparentes “urgencias e imprevistos”.

Consigue reducir al máximo los impactos innecesarios que captan tu atención en tareas que no son realmente relevantes y urgentes para ese mismo momento.

Recuerda, la mejor gestión del tiempo, implica DECISIÓN.

4 claves para lidiar con las "urgencias" de tu día a día

¿Qué decisiones puedes tomar ya mismo?

Recuerda, los imprevistos y las urgencias reales no podemos eliminarlas. Ahora bien, puedes reducir el número de impactos "urgentes" que recibes al día y que no tenías previsto.

Cómo organizar tu trabajo para no sentir tanto estrés

Sí por favor. ¿Hacemos un ejercicio de análisis de cómo estamos trabajando?. ¿Nos sentimos bien con nuestra gestión del tiempo?.

Esta fue la propuesta que trabajamos con un gran profesional. Miguel Gironés, Decano del Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas e Ingenieros Civiles. CITOPIC, Zona Aragón. 

Miguel y su equipo, han tenido la amabilidad de invitarme a colaborar con este artículo. En su revista CIMBRA, publicada semestralmente. 

Me alegra muchísimo haber colaborado con ellos, tratando de aportar ideas sobre nuestra gestión del tiempo diaria. Así que os invito a revisar estas reflexiones por si os pueden servir.

Podéis consultar la revista completa en el aquí en su enlace original. 

Cómo organizar el trabajo para no sentir tanto estrés

¿Se puede estar satisfecho de la organización de nuestro trabajo? ¿Y de nuestro tiempo? Sí, efectivamente se puede. Se hace. Y es una de las ventajas de las que más pronto disfrutas cuando te organizas.

 Cuando te organizas y eres el protagonista de tu tiempo y tu gestión, tomas decisiones, negocias tiempos y plazos. Aprovechas los tiempos según el nivel de concentración que necesitas. Siente uno la satisfacción de que cada día te has aproximado a lo que querías. Sino en un 100%, en un porcentaje muy alto.

 

Preocupaciones frecuentes en la gestión del tiempo

Desde profesionales freelance hasta directivos, veo a menudo como el tiempo se come su bienestar y su tranquilidad. Constantemente tienen presente en su cabeza:

  • tareas pendientes
  • llamadas que no hicieron
  • la preocupación de resultados
  • la ansiedad de que no se olviden las cosas
  • la intranquilidad por si no llegan a tiempo a todo

Así, el estado de agotamiento continuo del día a día, dificultará tus mejores niveles de concentración y atención. Es decir, la intranquilidad de las tareas futuras, no te dejará hacer un trabajo de calidad en el presente. Y lo que es peor, no disfrutarás tampoco de tu trabajo. Ya que dedicamos muchas horas al día a trabajar, ¡qué menos que las puedas disfrutar!

Una buena gestión del tiempo y organización del trabajo, te permite concentrarte en lo que quieres hacer. Además, te deja tranquilo. Lo que queda pendiente, tiene un tiempo y un lugar para realizarlo. ¿Por qué?, porque lo has planificado y le has asignado un día y una hora.

¿Pero por dónde empiezo? Haz un "stop" y decide organizar el trabajo.

Una de las primeras recomendaciones que sugiero en los cursos de gestión del tiempo es que te dediques una rato a tener una visión global de tus proyectos y tareas. Elige un tiempo en el que puedas registrar todos tus proyectos, trabajos, etc. Agrupa tareas por similaridad o temáticas. Para ellos son excelentes las ventajas que te pueden proporcionar las aplicaciones de gestión de proyectos y tareas. Buenos ejemplos pueden ser Todoist y Asana, por ejemplo. Si además gestionas equipos, te permitirán hacer un seguimiento al instante, del estado de las tareas asignadas, sin molestar con interrupciones

Registra cada proyecto, o cada cliente, o cada temática de trabajo y registra todas las tareas que serán necesarias para llevarlas a cabo. Mantén esta información actualizada. Y con cada imprevisto o tarea no esperada que te surja en el día, registra en el momento, cuál es el plazo máximo y cuándo la vas a hacer. Consigue que tu cabeza no piense más en ello. Sólo el tiempo que hayas planificado para ello.

Asigna a cada tarea el plazo máximo. Y empieza cada día con las prioridades que te marca tu propia planificación.

El nivel y calidad de concentración en una tarea no está al máximo desde el momento mismo que la empiezas. La concentración sigue un curva de U invertida, que se reactiva cada 1.5h aproximadamente. Por ello antes de exigirte, tu máxima creatividad y esfuerzo, es importante que realices algunas tareas de organización y preparación, como por ejemplo:

  • Si vas a realizar llamadas importantes, haz un esquema de cada llamada y prepárate lo que quieres comunicar y qué quieres conseguir
  • Al realizar un informe importante, dedica unos minutos a preparar los hitos que para ti serán claves y qué puntos incluirás en cada uno de ellos
  • En caso de participar en una reunión prepárate bien lo que quieres comunicar y anticipa cómo manejarás posibles objeciones

Y como dice una expresión inglesa, ¡eat your frogs first!. “Cómete tus ranas primero. Es decir empieza por esas tareas que tienes que hacer pero no te gustan demasiado. Empieza fragmentando la tarea, y progresivamente ve terminando. Tendrás la satisfacción de haberla acabado y el resto del día, para invertir más tiempo en lo que te gusta.

¿Y el calendario, para qué lo uso? Para eventos.

Compruebo como muchos profesionales llenan su calendario con múltiples tareas que constantemente mueven de día. Consiguiendo además, que el aspecto visual del calendario nos genere ansiedad. El calendario es para crear eventos, reuniones, visitas o fechas topes de algo importante. Evita usarlo como recordatorio de tareas. Te saltarán múltiples recordatorios pero no te facilitará establecer prioridades.

¿Y el correo electrónico? Para algo que no sea inmediato.

Cuando es algo urgente, se llama, o se busca a la persona para una interacción presencial.

Muchos directivos me comentan que en su bandeja de entrada reciben diariamente de 200-500 correos. Eso es imposible de gestionar, a no ser que te pases toda la semana contestando. Y no creo que les paguen para eso. Cuando utilizas un gestor de proyectos o tareas, el correo puede reducirse en cerca de un 70-90%. Así que, plantéate:

  • ¿Tendrías que estar en copia en todos esos correos?. Empieza a decidir con los demás cuándo es necesario que estés en copia.
  • ¿Una reunión periódica con tu equipo o con otros departamentos solucionaría los temas? ¿Reduciría la incertidumbre de los demás, ya que no saben cuándo les prestarás atención?
  • ¿Estás discutiendo/debatiendo por correo? Cuando un mismo tema de correo va y viene más de tres veces, plantéate una llamada o reunión
  • ¿Los correos que recibes son para que otros dejen constancia de lo que  han hecho? Usa un gestor de proyectos y combínalo con reuniones de seguimiento estructurado
  • ¿Sabes de qué va ese correo que recibes?. Pide y envía un correo con un asunto concreto, especifica lo que quieres de la otra persona y acostúmbrate a indicar un plazo de tiempo para que todos se puedan organizar.

¿ Y qué hago con los imprevistos? Decidir, si lo son.

Deja en tu planificación un margen para imprevistos. Si es urgente este imprevisto, es urgente. Te corresponde atenderlo. Si es verdaderamente urgente, repito. Si no, se firme con la pregunta ¿urgente para cuando? ¿dentro de una hora?, ¿de un día?. Asígnale un plazo y un tiempo en el que le prestarás atención. Inmediatamente, inclúyelo en tu gestor de tareas. Y olvídate hasta entonces.

Aplica el mismo criterio para las llamadas y visitas inesperadas. Organiza, agrupa y agenda todo lo que puedas con antelación. Incluso asigna un día y hora específico. Muchos imprevistos podrían no haberlo sido con una organización previa, Reduce la incertidumbre de los demás, acerca de cuándo se pueden sentar contigo a ver ese tema.

¿Y las reuniones? Por favor, decide que sean eficaces para todos.

Otra de las quejas comunes en las empresas es las horas interminables que tienen las reuniones y la incertidumbre del tiempo de duración. Estos hábitos generan una tremenda ansiedad sobre cuándo podrán hacer el resto de trabajo que tienen pendiente. Además, provoca una gran pérdida de la sensación de ser “dueño de nuestro tiempo”. Así que puedes empezar a reflexionar sobre cuestiones como:

  • ¿Tiene todo el mundo claro para qué va a la reunión?
  • ¿Saben la hora de comienzo y de finalización?
  • ¿Conocen cuál será su aportación y rol en la reunión?
  • ¿Es necesaria para todos la asistencia completa a toda la reunión?
  • ¿Se sabe el orden y tiempo que dedicaremos a cada tema?
  • ¿Cómo recordarán las conclusiones y tareas que se han decidido en la reunión?

Apresúrate, evita hacer una reunión más sin que tengas toda esta información clara para todos los asistentes. Decide hacer que el tiempo invertido sea el justo y sea eficiente para el objetivo.

Sé feliz con tu tiempo. Una vez se vaya, tú pierdes la oportunidad de sentirte mejor.

Como última recomendación, decide en tu organización que la gestión del tiempo es un tema de todos. Si uno sólo aplica decisiones, sirve, pero sirve poco. Conciencia y decide con todos, cómo os organizaréis y como respetaréis vuestro tiempo y vuestras energías.

Pero sobre todo, decide ser feliz con tu tiempo y tu organización del trabajo. Recuerda el objetivo, trabajar con la máxima tranquilidad y satisfacción.

Cómo organizarse para irse tranquilo de vacaciones

A lo mejor ya estás de vacaciones :-). ¡Me alegro por ti!

En caso de que te queden poquitos días, es muy posible que tengas el estrés de última hora. Ojalá lo tengas todo controlado. Por si acaso, te puede ayudar, me gustaría recordarte el verdadero objetivo. Estas últimas semanas, tu prioridad es hacer aquello que te permita irte a disfrutar con tranquilidad. También es importante dejar tranquilos, a los que se quedan en tu ausencia de vacaciones. 

Así que haz un repaso. Tareas, llamadas, visitas, proyectos… ¿Cómo vas a priorizar en estos últimos días?

¿Y qué harás con esas conversaciones pendientes?. Piensa en los demás. Hay muchas personas que llevan tiempo esperando hablar contigo. Evita dejarles en la incertidumbre estos meses de vacaciones. Vayámonos todos tranquilos a disfrutar. 

Y disfrutar, significa, que en la medida de lo posible, evitarás conectarte o responder llamadas. ¿Has previsto que pueden necesitar los demás?

Deja todo calma, con información y con criterios. Si te ha de sorprender una llamada de trabajo en vacaciones, que sean las mínimas. O mejor aún si no tienes más remedio, planifícalas. Hagamos un repaso a ver.

Cómo organizarse para irse tranquilo de vacaciones

Haz tu lista. Mira qué tienes pendiente antes de irte de vacaciones.
¿Quieres irte de vacaciones y asegurarte que vas a desconectar? Depende de ti.

Por si acaso, te puedo ayudar ahora o cuando vuelvas, estoy a tu disposición 🙂 Mientras tanto, ¡Disfruta!

No pierdas tiempo y resultados. Sé un líder proactivo.

Se entiende por proactiva la conducta iniciada por uno mismo que se anticipa y se orienta al cambio. Significa que uno mismo es capaz de anticipar las necesidades del futuro, y es capaz de actuar sobre ellas inmediatamente. Lo contrario, y muy habitual, es esperar a ver que ocurre y reaccionar después. La proactividad tiene que ver con tener el control de la situación, en vez de que la situación lo controle a uno.

Teniendo en cuenta esta explicación ¿cuánta proactividad estás poniendo en marcha en tu función de líder?

En mis sesiones de trabajo con líderes últimamente detecto esta capacidad como una de las áreas de mejora prioritarias a desarrollar. Es habitual que a los líderes se les llenen los días de:

  • Problemas que resolver con su equipo
  • Urgencias a las que prestar atención
  • Resultados que no esperaban
  • Descubrimientos inesperados que se podían haber detectado con anterioridad

 Ser proactivo significa:

  • Preparar y elegir cómo actuar en determinadas situaciones
  • Decidir cómo responderás ante situaciones y personas
  • Tener una visión clara de a dónde me dirijo como líder
  • Apostar por un propósito personal
  • Apoyarte en tus valores para tomar decisiones
  • Priorizar lo importante
  • Decir que “no” a menudo
  • Limitar el número de decisiones que tomas al día
  • Designar tiempo a pensar
  • Tener una intención clara cuando interactúas con el equipo
  • Realizar planes y hacer seguimiento para readaptarse a resultados

En definitiva, ser proactivo, te ayuda a manejar tu tiempo y tus resultados. Implica designar con antelación un tiempo para elegir qué quieres, qué harás, cómo lo harás y cuándo lo pondrás en marcha.

No pierdas tiempo y resultados. Sé un líder proactivo.

Un líder necesita tener al menos dos focos de atención proactiva: a sí mismo y a su equipo.

Sé proactivo con tus objetivos como líder y con los de tu equipo.

Objetivos de tu desempeño como líder

Aparte de los objetivos cuantititativos que tienes marcados como empresa, ¿cuál es tu objetivo principal en el próximo año?.

  • Qué aprendiste el año pasado sobre ti mismo
  • Cuáles fueron las actuaciones que mejor te funcionaron 
  • Qué tipo de actuaciones y situaciones quieres que ocurran menos de ahora en adelante
  • A nivel de formación personal, ¿te has formado en los últimos 6 meses?. ¿Qué has puesto en marcha?. ¿Cómo vas a mejorar tu desempeño como líder?
  • Haz un plan de acción para los próximos 3-6 meses de cambios que quieres ver en ti
  • Identifica claramente las situaciones cobre las que quieres anticiparte
  • Señala las fechas en las que realizarás esas acciones

Objetivos de tu equipo.

Tu equipo necesita “abrazar” los retos que tiene por delante, ¿Qué harás?. ¿Cómo fue el año pasado?. No sólo a nivel de resultados. Piensa en MENTALIDAD + COMPETENCIAS. 

  • Cuál es la “mentalidad reto” que necesitas potenciar en tu equipo
  • Tus clientes tendrán nuevas necesidades, piensa en qué nuevas habilidades necesitará tu equipo
  • Qué harás para desarrollar la mentalidad adecuada para conseguir los objetivos
  • Cómo identificarás las competencias que necesitan para los nuevos retos
  • Cuáles serán las intervenciones que prepararás para desarrollar las habilidades que necesitan

Gestiona proactivamente tu tiempo y el de tu equipo.

Cada vez más convencida por experiencia propia y con mis clientes. Ya no valen las libretas y las listas que se repiten un día tras otro, sin resultados. Necesitas un gestor de proyectos/tareas para gestionar tu tiempo y el de tu equipo. 

Cuánto peor se organiza un líder, más estrés tienen los colaboradores. Sé proactivo esta vez. Parte de los objetivos. Genera los proyectos correpondientes y asigna tareas con responsables y plazos. Incluye reuniones, seguimientos y revisiones. Evita que sin previo aviso, y habitualmente, todos sufran de “¡nos han puesto una reunión!”. Casi todo se puede prever con antelación. Facilítate las cosas y los resultados. 

Los imprevistos lo serán por mucho que te organices. Pero por experiencia sé que se asumen y abordan mucho mejor, cuando tienes las riendas del resto de tareas. 

Como hemos dicho, con antelación, tómate ese tiempo para ver:

  • En qué has perdido tiempo y resultados en los últimos 6 meses
  • Cuántos retrasos ha tenido tu equipo o cuánto han sufrido de estrés por llegar a los plazos
  • Qué se podría haber evitado
  • Cómo puedes facilitar la coordinación entre ellos
  • Hazles partícipes, analiza la gestión del tiempo y la organización con ellos
  • Revisa toda la información recogida y acuerda con tu equipo cambios en la gestión diaria

Sé proactivo con el desarrollo de tu equipo y con cada colaborador.

Prepáratelo por favor. He asistido a muchas reuniones y conversaciones entre un líder y algún colaborador, y pueden mejorarse mucho. Plantéate objetivos de conversaciones en equipo y a nivel individual. Planifícalas, organízalas, ponles una fecha y comparte el calendario con tu equipo. Sobre todo, dales un sentido, ¿para qué son?. ¿Qué les quieres transmitir y qué implicaciones tiene para ellos?.

Cada conversación no pensada con tu equipo o a nivel individual es una oportunidad perdida de inspirar de verdad. 

Las conversaciones que tengan contigo, necesitan provocar proactividad, implicación y compromiso. Reflexiona con antelación sobre:

  • Cómo ves al equipo, cuáles han sido sus avances “como equipo” en los últimos 6 meses y qué retos tienen por delante. Insisto como equipo.
  • Cuenta con ellos, pregúntales. Dedica tiempo en equipo para crear equipo. Genera acuerdos para mejorar la colaboración y el sentimiento de equipo.
  • Analiza a cada colaborador. Sé que lo tendrás en mente. ¿Y si lo escribes?. ¿Y si elaboras una ficha por cada colaborador?. Así podrás pensar en sus avances y en sus áreas de mejora.
  • Sigue este análisis con la preparación de tus conversaciones. ¿Qué necesitan de ti?. ¿Cómo harás esas reuniones y conversaciones para conseguir que sean la mejor versión de sí mismos?
  • Para felicitar, prepáratelo.
  • En caso de necesitar redirigir y corregir, prepáratelo.
  • Haz de tu conversación, una conversación, no un monólogo. Prepara un esquema de lo que sería para ti una buena reunión para trabajar sobre el desempeño, sobre el desarrollo, y sobre la implicación de cada colaborador.
  • Apunta el seguimiento, agenda nuevas conversaciones con objetivos claros.
  • Reflexiona sobre los resultados

Conclusiones para no perder tiempo y resultados y ser un líder proactivo

  • Ser proactivo es dar prioridad a la asignación de un tiempo para reflexionar y anticiparse a los resultados que quieres que ocurran
  • La inercia del día a día te hará actuar como siempre has hecho. Obtendrás los mismos resultados o peores cada vez. Los entornos y las dinámicas personales cambian. Así que sé proactivo. Ten en cuenta en nuevo escenario, el estado de las personas y organiza con antelación los resultados.
  • Gestionar el tiempo con proactividad, es la única forma. No se gestiona el tiempo dejando que las urgencias controlen tu día. Organiza, planifica, comparte tu esquema de trabajo y tus fechas. Permite que los hábitos evolucionen
  • El desarrollo de un equipo de trabajo y del potencial de cada colaborador es lo que garantiza los resultados. ¿Lo vas a dejar al azar?. Lidera. Hazte cargo de la evolución del equipo como equipo. Toma las riendas y el protagonismo para que cada colaborador sea mejor que ayer. Prepáratelo
  • Recuerda siempre que la comunicación es la herramienta central del líder. Prepárate tus conversaciones y tu forma de impactar en tus reuniones. 

Ahora analiza, tómate tres minutos. ¿Cuáles son tus prioridades de mejora para ser un líder proactivo? No pierdas más el tiempo y los resultados que esperas.

Fuentes:

The 7 rules of Proactive Leadeship. Tomas Kucera (4 junio 2017 en Linkedin)

4 objetivos de formación que son un reto para tu equipo

Empieza el año y hay empresas que ya tienen claros sus objetivos de formación. Han realizado un buen análisis de qué habilidades necesita el equipo y se han puesto manos a la obra. La formación experiencial proporciona las herramientas y técnicas que los colaboradores necesitan para sus puestos de trabajo. 

Así con los clientes, he estado trabajando en el diseño de la formación así como en los resultados. Es muy importante a la hora de proporcionar formación, seguir una serie de pasos:

  • Identificar el motivo de la formación
  • Seleccionar el grupo de colaboradores que recibirá la formación.
  • Visualizar el resultado que queremos conseguir.
  • Seleccionar las situaciones que queremos que el equipo pueda resolver después de la formación.
  • Diseñar el conjunto de habilidades que les permitirán un mejor manejo de las situaciones seleccionadas.
  • Preparar la metodología de formación que se utilizará la adquisición de habilidades.
  • Crear hitos de seguimiento para facilitar que el equipo ponga en marcha lo aprendido.
  • Mantener informada a dirección y a RRHH sobre el avance e implicación de los asistentes.

4 objetivos de formación que son un reto para tu equipo

¿Qué formación han detectado las empresas que necesitan sus colaboradores?. ¿En qué van a invertir para que su equipo sea más eficiente y actúen con mayor profesionalidad?. Hoy, me gustaría proporcionarte ideas sobre las que ya están trabajando empresas, quizá como la tuya. Espero que puedan servirte de orientación. 

  • Gestión del Tiempo. Productividad Personal.
  • Liderazgo Inspirador.
  • Conversaciones de Desarrollo de Potencial.
  • Inteligencia Conversacional para las ventas y la atención al cliente.

Gestión del tiempo. Productividad Personal.

Es demasiado frecuente y lo veo a diario. Una media de 6-10 correos de ida y vuelta sobre un mismo tema. Quizá en su lugar vale la pena reunirse o hacer una llamada telefónica. Ir dando la información a cuenta gotas en cada correo electrónico. En su lugar, quizá necesitemos usar plantillas donde se recoja toda la información y compartir documentos actualizados al momento. En definitiva se pierde tiempo y concentración en las tareas diarias. Veamos que se puede trabajar con el equipo en una formación sobre gestión del tiempo.

¿Qué se ha detectado?
Pérdida de tiempo y falta de eficacia.
  • Estrés en los colaboradores como consecuencia de la desorganización.
  • Incumplimiento de plazos de tareas o proyectos.
  • Insatisfacción personal.
  • Falta de rapidez y fluidez en las gestiones diarias.
  • Desmotivación por incomprensión o desconocimiento de las verdaderas prioridades.
¿Qué se ha detectado?
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
Análisis y Toma de Decisiones
  • Análisis de la propia gestión del tiempo y organización del trabajo.
  • Técnicas de concentración.
  • Establecimiento de prioridades y objetivos.
  • Desarrollo de planificación adecuada a los plazos.
  • Uso de nuevas tecnologías para la gestión de proyectos individuales y compartidos.
  • Técnicas para la optimización de tareas repetitivas.
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
¿Qué resultados obtendrán?
Tranquilidad y Eficiencia
  • Mayor tranquilidad y percepción de control del trabajo.
  • Hábitos eficientes de organización de tareas.
  • Mejor coordinación en el trabajo compartido.
  • Cumplimiento de plazos acordados.
  • Mayor motivación por el trabajo bien hecho.
¿Qué resultados obtendrán?

Liderazgo Inspirador

¿A dónde quieres llevar a tu equipo este año?. ¿Están tan ilusionados como tú en los nuevos objetivos?. ¿Qué ganará el equipo a nivel de profesionalidad con los nuevos retos?. ¿Hay un plan claro y compartido para llegar a donde queremos llegar?. Estas son algunas de las cuestiones que planteo a los responsables de equipo en formación. 

El objetivo es que desarrollen un hábito de visualización constante que inspire al equipo. Para ello es necesario que los líderes integren en sus agendas de trabajo este propósito. Es una forma de asegurar que en la mente de tus colaboradores existe una imagen viva y tangible que les activa su motivación. Veamos que se puede trabajar con un equipo de líderes para desarrollar este objetivo.

¿Qué se ha detectado?
Foco único en el control de tareas
  • Esfuerzo y energía centradas en el cumplimiento de tareas.
  • Pocas o ninguna intervención en equipo para implicar al equipo en la visión del proyecto.
  • Liderazgo 1×1 para revisión de incidencias.
  • Liderazgo reactivo: conforme surgen los problemas resuelvo. En lugar de, ser más productivo y tener un plan de implicación y “enamoramiento” con el proyecto. 
¿Qué se ha detectado?
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
Plan de actuación para inspirar al equipo
  • Técnicas para recuperar la motivación como líder.
  • Hábitos de autoliderazgo y autoinspiración.
  • Preparación de comunicaciones inspiradoras al equipo.
  • Creación de un hábito de trabajo durante el año para provocar la implicación y el compromiso.
  • Técnicas de conversación resonantes (que activen la ilusión).
  • Guía para crear conciencia de equipo.
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
¿Qué resultados obtendrán?
Plan para activar el compromiso del equipo
  • Incorporación en su agenda de trabajo de nuevos hábitos de liderazgo.
  • Mayor confianza e implicación del equipo.
  • Intervenciones más positivas con el equipo.
  • Creación de agenda de éxitos del equipo de trabajo.
  • Mejor gestión de apoyos internos del equipo.
¿Qué resultados obtendrán?

Conversaciones de Desarrollo de Potencial

¿Qué se llevan tus colaboradores cuando conversan contigo?. ¿Consigues activar su motivación interna?. ¿Son cada vez más autónomos en su trabajo?. ¿Acuerdas con ellos un plan para desarrollar su potencial?. Estas son algunas de las cuestiones que revisan conmigo los líderes en procesos de formación. 

El objetivo es que desarrollen su capacidad de conversación para el desarrollo de sus colaboradores. Para ello es necesario la práctica continua e intencionada de este tipo de conversaciones. Las conversaciones de los líderes son las mejor herramienta para potenciar los mejores niveles de profesionalidad. Veamos que se puede trabajar con un equipo de líderes para desarrollar este objetivo.

¿Qué se ha detectado?
Se dice pero no se conversa
  • Los líderes repiten una y otra vez lo que los colaboradores tienen que hacer sin resultados.
  • Poca autonomía y desarrollo de los colaboradores.
  • Las conversaciones que impactan se hacen cuando hay problemas.
  • El colaborador no percibe que su responsable le ayude a ser mejor.
  • Evitación por parte de los líderes de conversaciones difíciles: por actitudes negativas o por bajo desempeño.
¿Qué se ha detectado?
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
Preparación y práctica sobre conversaciones de desarrollo
  • Comprensión del impacto de nuestras conversaciones en el desempeño de los colaboradores.
  • Técnicas para conversar y generar compromiso e implicación.
  • Esquemas claros a practicar en conversaciones difíciles en los que existe una actitud negativa o bajo desempeño en el colaborador.
  • Cómo desarrollar la autonomía en el equipo y reducir  la “dependencia” del líder.
  • Técnicas para facilitar la mejor emoción de los colaboradores acorde al desempeño que se demanda en el puesto de trabajo.
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
¿Qué resultados obtendrán?
Hábitos para el desarrollo del potencial del equipo
  • Mejor percepción del equipo sobre las actuaciones del líder.
  • Plan de actuaciones que optimiza el crecimiento del nivel de profesionalidad del equipo.
  • Hábitos para potenciar el talento de todos los colaboradores, no sólo de los más receptivos.
  • Mayor seguridad en conversaciones difíciles con el equipo.
  • Dominio de las técnicas de conversación para el desarrollo del potencial de desempeño.
¿Qué resultados obtendrán?

Inteligencia Conversacional para las ventas y la atención al cliente

¿Qué emoción les queda a tus clientes cuando hablan con tus colaboradores?. ¿Conoce tu equipo el impacto que tienen sobre los clientes?. ¿Son capaces de gestionar sus emociones de cara al cliente?. ¿Disponen de buenas técnicas de conversación comercial?. Estas son algunas de las cuestiones que revisan conmigo los profesionales cuya labor tiene que ver con el cierre de ventas y/o con la atención al cliente.

El objetivo es que desarrollen su hábitos para gestionar su mejor actitud de cara al cliente. Además es crucial, que dispongan de herramientas para crear con sus conversaciones el mejor impacto en el cliente. Para ello es necesario la práctica continua e intencionada de este tipo de conversaciones. Veamos que se puede trabajar con los profesionales comerciales o de atención al cliente.

¿Qué se ha detectado?
Bajo compromiso y dificultad para ganarse la confianza del cliente
  • Dificultad para manejar las propias emociones de cara al cliente.
  • Poca consciencia del impacto de sus comentarios y respuestas en la conversación con el cliente.
  • Poca implicación y desconocimiento de cómo resolver una queja del cliente o cómo superar una objeción.
  • Baja identificación con la marca de la empresa, así como sus valores diferenciales.
¿Qué se ha detectado?
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
Concienciación y Desarrollo de Habilidades Comerciales
  • Reflexión sobre la marca de la empresa y los beneficios que aporta al cliente.
  • Cómo realizar una buena presentación de la empresa.
  • Comprensión de las decisiones del cliente.
  • Técnicas de conversación que impacten en una buena experiencia del cliente.
  • Desarrollo de habilidades de inteligencia conversacional para superar objeciones y quejas del cliente.
¿Cómo trabajarán en las sesiones?
¿Qué resultados obtendrán?
Mayor nivel de habilidad comercial y de atención al cliente
  • Capacidad para transmitir y “enamorar” al cliente con la marca que nos diferencia como empresa.
  • Recursos personales para impactar emocionalmente al cliente.
  • Dominio de conversaciones difíciles con el cliente.
  • Mejorar la percepción del desempeño orientado al cliente.
¿Qué resultados obtendrán?

Conclusión

Desarrolla las habilidades de tu equipo, con un plan claro de formación . Asegura que tus colaboradores dispongan de las técnicas más adecuadas para ser más competitivos como empresa.

  • Invierte en una mejor gestión del tiempo y de la productividad personal.
  • Desarrolla líderes inspiradores dentro de tu empresa.
  • Consigue que tus conversaciones sean la palanca para mejorar los niveles de desempeño de tu equipo.
  • Facilita técnicas de conversación con el cliente que optimice su satisfacción con tu equipo y el servicio que ofrece tu empresa.
¿Qué objetivo de formación sería prioritario para tu equipo de trabajo?
¿Qué situaciones querrías que tu equipo manejara mejor?

Y si te apetece y puede ayudarte...

8 quejas que harán que tu equipo no sea productivo

Sí en mi trabajo de formación, siempre empiezo por las quejas. Considero que es una buena forma de recopilar información sobre el sentir de los profesionales. Estas quejas son normalmente los objetivos prioritarios de los asistentes a formación.  

Este año varias empresas han empezado conmigo programas de formación para conseguir ser más productivos:

  • Aprovechando para aprender a optimizar los tiempos.
  • Estableciendo distintas formas de organizarse para trabajar con otros departamentos.
  • Gestionando mejor el uso del mail.
  • Consiguiendo que las reuniones sean más productivas y eficaces.
  • Aprendiendo a trabajar con metodologías de gestión de proyectos y tareas.

En definitiva, una de los primeros mensajes que les hago llegar es:

Gestionar bien el tiempo es cuestión de quedarse tranquilo.

No se trata tanto de trabajar en modo multitarea. El día tiene 24h y tu curva de atención tiene su propio ritmo. Así que es cuestión de ver qué puedes mejorar con el tiempo que tienes. Además de ver cómo puedes hacer para quedarte tranquilo de que las cosas van a salir bien.

¿ Y tú?. ¿Estás tranquilo con tu agenda de trabajo?. O en cambio, ¿estás centrado en las quejas que hacen que no seas productivo?.

8 quejas que harán que tu equipo no sea productivo

Nota importante. No se trata de que por “quejas” entendamos excusas para no ser más eficiente en la gestión del tiempo. Se trata de escuchar a tu equipo. Es crucial analizar por qué tu equipo no es todo lo productivo que puede llegar a ser. Sobre todo si sabes que son buenísimos profesionales en su campo. ¿De qué se queja tu equipo?. Y, ¿qué estás haciendo para resolverlo?

Si eres responsable de equipo, te corresponde hacer un análisis junto con ellos. Revisa, reorganiza, toma decisiones. Te puedo decir por experiencia que tu equipo está sufriendo. Y aún más, no estás aprovechando su mejor valor para las tareas que más impacto tienen en tus clientes.

Veamos algunas de las quejas con las que me encuentro en las sesiones de formación. Seguro que algunas de ellas pueden estar presentes en la mente de equipo. 

Quiero dedicar el tiempo justo a las tareas sin que se alargue mi jornada de trabajo

Prueba a valorar una serie de cuestiones como las siguientes:

  • ¿Qué ocurre en tu empresa que no se puede dedicar el mejor tiempo y la mejor energía a las tareas de mayor valor?.
  • ¿Cómo estás haciendo el seguimiento que tus continuas peticiones están interrumpiendo el talento de tu equipo?.
  • ¿Qué otras tareas hacen que las tareas importantes se alarguen sin motivo?.
  • ¿Cómo están coordinándose los distintos implicados en un proyecto o tarea?
  • ¿Habéis previsto el tiempo adecuado para cada tarea del proyecto?
  • ¿Estáis teniendo en cuenta también un tiempo para imprevistos?

Las continuas interrupciones hacen que sea imposible que me centre en mi trabajo

Revisemos algunas cuestiones que pueden ser interesantes:

  • ¿Cuál es el motivo de que haya tantas interrupciones?.
  • ¿Cuántas interrupciones se pueden programar con antelación para que no se conviertan en urgentes e incontrolables?.
  • ¿Cómo puedes reducir la incertidumbre de las personas que provocan las interrupciones?.
  • ¿Habéis analizado cuánto tiempo y energía os quitan las interrupciones?.
  • ¿Puede reducirse el impacto de las interrupciones con reuniones breves y concretas?.
  • ¿Se ha proporcionado toda la información a las personas que interrumpen?. ¿Es ese uno de los motivos de los constantes “parones” de tu trabajo?

Todo es urgente. Todo el mundo quiere las cosas "para ayer".

Sigamos cuestionándonos un poco más:

  • ¿Cuáles son los motivos de que se quieran las cosas “para ayer”?.
  • ¿Planificáis o trabajáis de forma reactiva?.
  • ¿En qué porcentaje estáis provocando vosotros que las cosas se demanden “para ayer”?.
  • ¿Os habéis acostumbrado a ir “apagando fuegos” y así tenéis la sensación de que sois imprescindibles?.
  • ¿Cómo podríais hacer para que todo el equipo contara con mayor autonomía y organización?

No puedo tomar decisiones sino tengo tiempo de analizar

Pues tómate ese tiempo ahora y analiza:

  • ¿Es analizar y tomar decisiones el mayor valor de tu puesto de trabajo?.
  • ¿Lo es también de los miembros de tu equipo?.
  • ¿En qué trámites, burocracia o constantes registros estáis perdiendo el tiempo?.
  • ¿Cuánto confiáis o desconfiáis de otros, que puede que estéis controlando en vez de hacer seguimiento con feedback de calidad?.
  • ¿Cuántos datos más necesitáis para tomar la decisión de organizar mejor la gestión del tiempo de vuestro equipo?.

Los correos no comunican nada útil. Se usa el mail para justificar que "la pelota está en tu tejado".

¿Seguimos pensando un poco más?: 

  • ¿Para qué se deben utilizar los correos realmente en tu empresa?.
  • ¿Trabajamos con gestores de proyectos o tareas?. Reducen la bandeja de entrada a un 80% prácticamente.
  • ¿Se usa el “CC” indiscriminadamente?. ¿Has probado a crear reglas de uso en tu empresa?.
  • ¿Está utilizándose el mail como justificante o para decir “esto ya es cosa tuya?. ¿Te has preguntado por qué?.
  • ¿El mail es un sustituto del trabajo en equipo presencial?.

No puedo con tanta reunión inútil. Me quitan tiempo y luego no hago mi trabajo.

Venga el análisis es el primer paso para el cambio. 🙂 Aprovecha y cuestiónate:

  • ¿Para qué son las reuniones?.
  • ¿Saben exactamente a qué van los implicados?.
  • ¿Se les ha dado tiempo para ir preparados?
  • ¿Habéis definido concretamente el objetivo de la reunión?.
  • ¿Se cumple el horario de inicio y finalización previamente comunicado?.
  • ¿Quién hace seguimiento de lo acordado?

Tengo muchísimo trabajo. No puedo organizarme ni llegar a todo.

Evaluad si de verdad hay sobrecarga de trabajo y tomad decisiones ya:

  • ¿A qué está dedicando el tiempo de trabajo cada persona?.
  • ¿Qué le lleva más tiempo y por qué?.
  • ¿Se están asumiendo tareas que no corresponden?.
  • ¿Hay una buena planificación?.
  • ¿Necesitáis más personal realmente?.

Me va a estallar la cabeza. Tengo miedo de que se me olvide algo.

Hemos dicho que gestionar bien el tiempo es quedarse tranquilo. Bien porque sabes que las cosas se harán y cuando. También por qué sabes que no se te olvidará nada. ¿Cómo harás para conseguirlo?:

  • ¿Se usa adecuadamente el calendario?. ¿Existen calendarios compartidos?.
  • ¿Dispones de herramientas de notificaciones para fechas y tareas importantes?.
  • Cuando se empieza un cambio o proyecto ¿se detalla lo máximo posible y se gestiona con alguna metodología?.
  • ¿Tratas de recordarlo todo en la cabeza porque temes perder el tiempo haciéndolo de otra forma?.
  • Tu cabeza necesita estar despejada y concentrada en lo importante. ¿De verdad quieres dedicar tu mayor energía a tener memoria?.
  • ¿Cómo puedes volcar todo lo que tienes pendiente en la cabeza para centrarte en lo importante y dejar que la tecnología te ayude en lo demás?.

Conclusión

Toma en serio las quejas de los profesionales que están trabajando en el equipo. Analiza con ellos qué ocurre y seamos creativos, constantes y eficientes. Todo lo demás es perder el tiempo y enfadarnos porque no se consigue dar lo mejor del talento de cada persona. Recuerda revisar:

  • Que las tareas no se alarguen sin necesidad.
  • Interrupciones, las justas y necesarias. Toma decisiones con antelación.
  • Las urgencias pueden reducirse en un alto porcentaje con una buena planificación.
  • Tomar decisiones puede no ser un trabajo “visible” pero es importante. Cuida el tiempo que se necesita.
  • El mail es un medio no sustituye ni la coordinación ni la delegación adecuada.
  • Las reuniones son otro medio de comunicación, no lo malgastes.
  • La sobrecarga de trabajo tiene sus motivos. Analízalo. 
  • El miedo y el estrés no son buenos compañeros de la eficiencia y productividad.
¿De qué se queja tu equipo de trabajo en su gestión del tiempo?
¿Qué decisiones necesitáis tomar para ser un equipo más productivo?
¿Por dónde empezarás a resolver las quejas que harán que tu equipo no sea productivo?

Y si te apetece y puede ayudarte...

error: Content is protected !!