Tienes más estrés cuando no eres proactivo. ¿Has podido darte cuenta de esta idea?. Es increíble la cantidad de temas pendientes, preocupaciones y urgencias que creemos ser capaces de llevar en la cabeza. Y luego, seguro que has comprobado, que no es posible. O, prestas atención a unas cosas, o a otras, pero todo a la vez, no se puede. Al final, siempre se queda algo sin hacer o sin abordar. Normalmente, algo no importante (o a veces no urgente), ya que en el fondo nuestra mente es inteligente y nos presiona para distribuir sus energías.

Ahora bien, aún confiando en la capacidad de nuestra mente para filtrar información, lo que me preocupa es la expresión de agotamiento que llevan muchas personas al intentar cargar con todo en su cabeza. Es muy fácil, perder de vista los objetivos que son importantes en tu trabajo, si estás todo el día, abordando imprevistos y urgencias.  Además, esto tiene como consecuencia que pasen las semanas, y hayas podido dejar de lado hacia dónde necesitas dirigir tus esfuerzos, tu profesionalidad y tus retos laborales.

Me preocupa cuando mis clientes que se plantean como mejorar su desempeño profesional, no tienen esta parte bien gestionada. El cansancio, el agotamiento, y el desgaste emocional provoca que sus niveles de atención y motivación estén bajo mínimos.

¿Cómo estás organizándote que te estás agotando tanto?

Un factor común que detecto en las personas que sienten demasiado estrés por las actividades diarias de su trabajo, es que no son proactivos. El día a día les lleva a ellos, pero ellos no dirigen su día a día.

Tienes más estrés cuando no eres proactivo.

Vamos a revisar algunos hábitos comunes que no te ayudarán a sentirte demasiado satisfecho al final del día y que están agotando tu nivel de energía.

Los objetivos y retos de tu puesto de trabajo están en tu cabeza, pero no tienen un plan escrito que puedas seguir

¿Tienes claro cuáles son las responsabilidades que tienes en tu puesto de trabajo?. Es decir, de qué eres responsable. ¿Qué es necesario que funcione correctamente y tú eres el responsable final?. Es independientemente de si las tareas para esa responsabilidad tengas que hacerlas tú o tengas a cargo un equipo que se va a ocupar de ellas. ¿Cómo haces el seguimiento?. ¿Le prestas atención conforme surgen problemas?. Entonces estás siendo reactivo, no proactivo. Y más urgencias e imprevistos de los necesarios surgirán devorando el tiempo que necesitas para atender a lo importante.

¿Y los objetivos?. ¿Cuáles son los retos que tienes este año?. Elaborar un plan por anticipado, por escrito y previniendo todo lo necesario te ayudará a ser más organizado en el día a día. Verás más claro, cuáles son tus prioridades cada día.

Y por supuesto aumentarás el nivel de satisfacción personal, ya que puedes ir comprobando progresivamente cómo estás avanzando

Sé proactivo con las responsabilidades de tu puesto de trabajo

Haz un mapa mental (https://www.xmind.net/xmind8/) con lo que conllevan estas responsabilidades. Identifica los hábitos que asegurarían que a esa responsabilidad le estás prestando la atención adecuada.

Ahora mismo no sabes si llegarás a tu objetivo, pero “¡oye! Yo hago un montón de cosas cada día”.

Fantástico, me alegro por ti. Bueno no, en realidad no. Si esas actividades que haces y llenan tu día de trabajo no están alineadas con tus objetivos, no me puedo alegrar. ¿Estás dedicando tiempo, energía y esfuerzo a tareas que realmente aportan valor?. Sino es así, es muy posible que te agotes y que te sientas insatisfecho. ¿Son esas tareas en las que realmente tú estás aplicando tu mejor talento?. ¿Lo que haces es aquello en lo qué tú puedes aportar tu mejor versión?.

Sé que, en el trabajo de todos, va a haber un porcentaje de tiempo que dediquemos a imprevistos y urgencias, y otro porcentaje a tareas que no son de mucho valor, pero hay que hacerlas. Ahora bien, este tipo de trabajo no puede llenar la mayor parte de nuestro tiempo.

Haz el análisis, registra a qué tareas estás prestando atención en tu día a día y apunta el tiempo que le dedicas. Después revisa si esas tareas te están llevando a tus objetivos. Si no es así, necesitas cambiar algo. Reflexiona cómo lo puedes hacer.

Sé proactivo con lo que quieres hacer cada día

  • Libera un tiempo para pensar en tus objetivos.
  • Anticipa qué proyectos o áreas de trabajo necesitarás para cumplir esos objetivos.
  • Identifica las tareas correspondientes a esos proyectos o áreas de trabajo y planifícalas con antelación, asignado fechas e implicados.

Los “problemas” y los “pendientes” se convierten en rumiaciones mentales que te agotan

¿Estás caminando al trabajo o de vuelta a casa pensando en ese tema pendiente o en ese problema?. ¿Estás haciendo un trabajo pero pensando a la vez en eso que te preocupa?. ¿Y si pudieras disfrutar de ese ratito que tienes hasta llegar al trabajo o de vuelta a casa para disfrutar del paseo o de una buena canción en tu coche?. ¿Cómo te sentirías si al hacer un trabajo tu concentración pudiera ser máxima e hicieras un gran trabajo?

Yo creo que sería genial, ¿no?. Bueno, la verdad es que yo lo hago así. 🙂

Cuando surge un problema o tienes un tema pendiente, es importante que no le des más vueltas de las necesarias. Cómo seguro que habrás escuchado, “preocupate menos y ocúpate más”. Las rumiaciones mentales generan que tu cerebro dispare cortisol, lo que afecta a tus emociones. Con lo que, tu emoción y actitud ante ese problema o tema pendiente serán casi seguro negativas. Bajo ese estado emocional el cerebro está en modo “búsqueda de errores y culpables” ya que estás percibiendo el tema como una amenaza a tu tranquilidad o a un trabajo bien hecho.

Sé proactivo con los temas pendientes y con problemas

Es mucho más rentable en tiempo y energía que busques un momento adecuado emocionalmente para abordarlo. En ese estado emocional más tranquilo activarás en tu cerebro el “modo solución de problemas”. Aumentará tu creatividad, tu dinamismo y tu buen hacer.

Y por supuesto, que conforme te llegue un imprevisto o problema, diseñes un plan de acción. ¿Para qué?. Con la finalidad de que diseñes pasos para su solución, identifiques plazos, asignes implicados y puedas en los momentos que has planificado hacer su seguimiento. Pero deja de darle vueltas inútilmente, con el ansia de que no se te olvide que este tema se ha de resolver.

Tienes la sensación de que nunca acabas lo importante

Claro, si sumamos todo lo anterior, atender a otros, llamadas, imprevistos, urgencias y problemas … ¡todo esto puede llegar a consumir un día de trabajo!

El problema con esta inercia de trabajo es la sensación de “estar para todo el mundo” menos para ti, y el trabajo que es importante dentro de tu puesto de trabajo.

Esa idea que tienes que poner en marcha, ese proyecto sobre el que tienes que pensar, o ese cambio que tienes que implantar en tu equipo o en procedimientos de trabajo, también acaba por convertirse en una urgencia. Y… ¡ya estamos otra vez!. Las urgencias devoran tu tiempo. Acabas por considerar que tienes una sobrecarga de trabajo y que no puedes con todo. Activamos de nuevo el estrés y el modo “búsqueda de errores y culpables”. Incluso valorando que tú estás cometiendo errores o que tú tienes la culpa.

Procura dejar la culpa a un lado. Lo que sí es cierto es que tienes responsabilidad y capacidad. Ahora bien, ambas cualidades sólo podrás ponerlas en marcha si trabajas de forma proactiva.

Con frecuencia en las jornadas laborales de todos, es muy difícil encontrar un espacio de tiempo largo para empezar y acabar un trabajo todo de una vez. Bien, yo lo asumí hace tiempo. ¿Y tú?. Lo que no puedes hacer es estar nuevamente teniendo constantemente en mente en forma de rumiación eso importante que tienes que hacer. Porque la sensación de que no lo acabarás nunca es demoledora y tu cerebro no está tranquilo sobre este tema. Y tú, mientras tanto, te desgastas emocionalmente.

Sé proactivo con cada parte del total de tu trabajo

Busca un momento, cuando quieras, pero lo más pronto posible para pensar. Desmenuza, fragmenta ese tema importante que tienes que hacer y que, además, estoy segura de que quieres hacer bien. Planifica cada fase, cada tarea, cada contenido de las tareas, tiempo para imprevistos, y asígnales fecha, y espacios de tiempo en los que le prestarás atención (30 min, 1 hora, 2 horas…).

Sí, sé que algunos imprevistos o urgencias seguirán surgiendo, pero con un plan por anticipado es más fácil organizarse, ya que tus fechas contarán con un margen de maniobra y podrás adaptarte.

Conseguirás hacer ese trabajo o proyecto importante, pero asume que tu atención necesita centrarse en cómo vas consiguiendo cada fase que has planificado. Evita hacer como siempre, prestar atención a que “no lo has acabado todavía y no sabes cuándo podrás hacerlo”.

No liberas un tiempo para pensar

Sí, soy consciente, muchas de las recomendaciones anteriores que he comentado conllevan un espacio de tiempo para ser proactivo y pensar. Bueno, ¿y si lo incluyes en tu planificación diaria?. También es uno de mis hábitos :-). Puede que estés tan inmerso en la inercia del día a día y en la adrenalina que genera estar en un sitio y en otro, que no lo estás teniendo en cuenta.

Para ganar tiempo, es importante tener una estrategia para ganar ese tiempo. Gestionar bien tus emociones y evitar que te desgastes emocionalmente conlleva tener una estrategia mental para abordarlas.

No contar en tu planificación con tiempos de reflexión impedirá que abordes las siguientes tareas con la emoción adecuada. Descuidar en tu planificación tener tiempo para planificar, provocará que aquello en lo que tenías tiempo, se convierta en urgente. Al final, no disfrutas, no das lo mejor de ti, y es muy probable, que tengas la sensación de que no eres dueño de tu tiempo.

Sé proactivo con tu tiempo para pensar y desconectar

  • Incluye en tu día a día o en la semana espacios para pensar, reflexionar y tomar decisiones sobre lo importante, o lo que te preocupa. Por supuesto, un tiempo tranquilo, desde el que tu cerebro pueda abordar la reflexión desde un estado emocional adecuado.
  • Planifica también en tu día a día o en la semana, momentos en los que desconectes.

No asignas un tiempo para coordinación o seguimiento de un tema

Hace un tiempo comentaba con un directivo a cerca de proyectos y otros temas que estaba abordando en su empresa. Para algunos, además, tenía desde hace tiempo, una fecha tope de finalización impuesta por agentes externos. Le pregunté ¿y cómo váis, llegaréis a tiempo? La respuesta fue, no lo sé, se está ocupando otra persona.

Me entró un poco de susto. ¿Cómo es posible?. ¿Ha faltado un plan, con hitos a conseguir, fechas y momentos de coordinación y seguimiento?. Claro, estaba bastante preocupado por si llegarían o no al plazo. Esto le estaba provocando que constantemente tuviera este tema en la cabeza y frecuentemente llamara a la persona en cuestión para preguntar como va.

Posiblemente, estas llamadas para preguntar le estaban ocasionando una interrupción en su trabajo, con el consiguiente desgaste para todos, disminución de concentración y posibles retrasos. Ahora sólo me faltaría que la persona encargada, respondiera “voy bien” sin que directivo y colaborador supieran exactamente que significa “voy bien”.

¿Se ha conseguido lo que necesitaríamos a estas alturas?. ¿En qué fase estamos?. ¿Qué falta?. ¿Cuándo y cómo podemos comprobarlo?.

Sé proactivo en tener tiempo para la coordinación y seguimiento

  • Cuando tengas que implementar un cambio o realizar un proyecto planifica con antelación qué fases necesitas, qué tareas se tienen que hacer, quién las tiene que hacer y en qué momentos os sentaréis para revisar lo conseguido hasta ese momento.
  • Genera que tu equipo te proporcione periódicamente y conociéndolo por anticipado en qué momentos hará seguimiento contigo y qué tiene que estar hecho para esos momentos de seguimiento.
  • Pon en tu calendario y el calendario del equipo fecha y hora de reunión de seguimiento. No esperes a que se acerque mitad del proyecto para que entonces encontremos una fecha. Estaréis todos ocupados y será difícil encontrar “huecos” en la agenda.
  • Haz lo mismo si el proyecto o trabajo te implica sólo a ti. Es importante que puedas comprobar en ciertas fechas si has llegado hasta dónde querías llegar.
  • Facilita a todos comprobar constantemente si “vamos bien”. Y por supuesto, que sepamos qué significa eso: qué hitos podemos comprobar todos que se han conseguido hasta la fecha.

Conclusión

La proactividad facilita la gestión del estrés y la productividad personal tuya y de tu equipo. Recuerda que es importante ser proactivo en:

  • En la consecución de tus objetivos y responsabilidades
  • “Hacer muchas cosas” en tu día a día, no significa que estés dando lo mejor de ti y estés aportando valor.
  • Los problemas y en los temas pendientes. Dedícales tiempo planificado y con sentido.
  • Lo importante
  • Tener un tiempo para pensar y planificar
  • Coordinación y seguimiento de proyectos
¿Cómo vas de estrés en tu día a día?
¿Qué coste está teniendo para ti no ser proactivo?
¿Qué cambios puedes realizar para ser más proactivo?

Y si te apetece y puede ayudarte...