Desde hace un tiempo, estoy teniendo la oportunidad de colaborar con empresas cuyos equipos no están en la misma oficina presencialmente. Son empresas cuyos equipos están distribuidos en diferentes países. Bien porque tienen distintas delegaciones en diferentes lugares. O bien, porque el proceso de trabajo de su propio producto está dividido en diferentes localizaciones. 

De esta forma la empresa se encuentra en una situación en la que la colaboración a distancia necesita ser tan eficiente como si estuvieran trabajando en la misma oficina. La realidad muchas veces, es que esto no ocurre así. Y nos encontramos, tanto problemas de liderazgo como de colaboración entre los distintos equipos. 

A día de hoy, y con la constante transformación tecnológica en la que estamos inmersos todos, parece que en determinados niveles, no nos hemos acostumbrado todavía. Usamos las redes sociales, distintos canales de comunicación instantánea, formación virtual, etc. Pero se nos olvida, que para que tanto los canales virtuales de comunicación como el uso de otras tecnologías sean eficientes, debemos acordarnos de las mismas recomendaciones que tenemos en la comunicación presencial. Y es que al final, de comunicación se trata. Y también de personas. Detrás de un canal de comunicación sigue habiendo una persona que siente, piensa y actúa igual que tú. 

Cómo ser más eficiente cuando colaboras a distancia

Como parte de mis proyectos con estas empresas, siempre suelo añadir una fase de detección de necesidades. De esta forma, puedo tener más información sobre la visión del problema desde distintas perspectivas y opiniones. Haciendo un resumen de las necesidades más frecuentes y comunes en este tipo de equipos, señalo a continuación algunas ideas. Los propios implicados en los distintos equipos de trabajo marcan como prioritarias las siguientes cuestiones: 

Prioridades para mejorar la colaboración con equipos a distancia. Ser todos un equipo.

  • Tener claramente definidos unos objetivos compartidos
  • Sentir que tu compañero a distancia es realmente un compañero que hace equipo contigo
  • Sentir apoyo y coordinación entre todos
  • Definirse como un solo equipo
  • No luchar entre ellos
  • Compartir las mismas prioridades o al menos convertirlas en compatibles
  • Tener claramente definidas las funciones, responsabilidades y nivel de toma de decisiones
  • Visión compartida
  • Respeto y compromiso aunque estemos lejos
  • Conocimiento y respeto mutuo sobre los procesos de trabajo
  • Confianza profesional y personal mutua

Prioridades para mejorar la comunicación y coordinación de equipos a distancia

  • Disponer de sistemas de trabajo ágiles
  • Comunicación eficiente y ágil
  • Comunicar con transparencia y claridad
  • Adaptación a los cambios
  • Empatía
  • Comprensión
  • Ser tenidos en cuenta en las decisiones 
  • Comunicación “cara a cara” en lugar de tanto correo electrónico
  • Estar alineados en objetivos y prioridades
  • Compartir y respetar los plazos de entrega
  • No solapar tareas
  • Mayor autonomía para tomar decisiones

Emoción más frecuentemente relatada: Frustración, enfado y desánimo.

¿Qué otras prioridades necesitan los equipos a distancia para coordinarse bien?

Sin duda, un buen liderazgo, y a su vez la alineación con los demás líderes de cada uno de los equipos. Lo compruebo una y otra vez. Tanto por la forma en la que veo que trabajan, como por la experiencia de colaborar con ellos.

Es brutal, los problemas que puede ocasionar la falta de:

Alineación de criterios, objetivos y prioridades entre los líderes de los distintos equipos

Los equipos de trabajo son el reflejo de cómo lideran sus responsables. Y nada es diferente, cuando la coordinación entre equipos se genera a distancia. Cuando los responsables de cada equipo no se alinean, surgen demasiados problemas en los equipos de trabajo. Esto provoca, que los colaboradores hagan trabajo de más, se frustren, dejen de ser eficientes, crean caos y confusión en otros equipos de trabajo. 

Este necesitaría ser uno de los primeros pasos a trabajar cuando nos estamos planteando por qué no funcionan nuestros equipos a distancia. Vamos, nada distinto, en relación a cómo funcionarían bien distintos equipos de trabajo que están en la misma oficina pero que pertenecen a distintos departamentos.

Ahora bien, recordemos que estamos a distancia. Se potencian los malos resultados, más aún si cabe. Sobre todo porque la inmediatez de la comunicación se pospone. 

Los distintos líderes de cada equipo necesitan, entre otras metas, de las siguientes recomendaciones
  • Tener la misma visión de lo que queremos conseguir. Tanto a nivel macro como a nivel micro en cada proyecto o cambio que se aborde
  • Definir claramente los criterios de trabajo, de toma de decisiones, las responsabilidades de los implicados, etc.
  • Ser ágiles en sus comunicaciones.
  • Ser metódicos y transmitir lo acordado con sus homólogos, de forma clara y sin ambigüedades a sus respectivos equipos de trabajo. Por que aquí, especialmente es donde se puede empezar a producir toda una cascada de disonancias y malas interpretaciones. Si no se comunica bien, los respectivos equipos se coordinarán y trabajarán de forma ineficiente. 
  • Decidir con lógica para asegurar el mensaje, en qué momento empezarán a participar mandos intermedios en determinados debates y decisiones.
  • Ser muy claros en la definición de los organizadores, responsables y propietarios de las tareas. Evitarán posteriores luchas internas.
  • Marcar fechas y criterios de seguimiento. Tanto con sus propios equipos de trabajo como con los demás responsables de equipo. De esta forma, podrán detectar lo antes posible, cualquier problema, desviación o falta de eficiencia.
  • Dar feedback claro y orientado al cambio y al aprendizaje, posteriormente a los momentos de seguimiento. 
  • Mostrar respeto en todo momento por los equipos de trabajo de sus otros compañeros líderes.

Liderazgo claro y transparente

Una vez alineados los diferentes responsables de cada equipo, llega el momento de trasladar criterios, objetivos, decisiones, plazos, etc. a los respectivos equipos.

Un colaborador asumirá como “ley” la palabra de su responsable. Así que, imaginemos qué puede pasar si cada líder envía un mensaje distinto a cada equipo. A continuación, los distintos colaboradores entrarán en una batalla campal de a ver quién tiene más razón. Habremos perdido la coordinación, la colaboración y el trabajar para un mismo objetivo compartido.

El liderazgo directo hacia los equipos requiere, entre otros aspectos, nuevamente de:
  • Transmitir claramente la imagen futura que queremos conseguir en ese proyecto, en ese cambio o incluso a final del año.
  • Ser clarificador de criterios cuando los colaboradores tengan dudas sobre la toma de decisiones o la forma de colaborar con los equipos que están a distancia
  • Designar claramente las funciones en cada caso, organizadores, responsables, propietarios de las taras, fechas tope, acuerdos a conseguir, etc…
  • No tener miedo de ser claro, por temor a desilusionar, o de evidenciar incoherencias en las expectativas de sus colaboradores. Un tiempo dedicado a explicar los motivos, ahorra muchísimos conflictos y frustraciones posteriores.
  • Ser una ayuda para gestionar las emociones de su propio equipo y de cada colaborador cuando se estime necesario.
  • Programar seguimientos de cada proyecto, cambio, área de trabajo, según sea necesario. Es importante definir qué información necesitaremos en esos momentos de comunicación y seguimiento. Crucial, establecer las fechas desde el principio no sobre la marcha, o cuando encontremos problemas y conflictos
  • Crear conversaciones para intercambiar feedback y crear acuerdos claros de cambio. Hacer seguimiento nuevamente. 
  • Saber felicitar con motivo de acciones claras que han tenido un buen impacto en el proyecto o cambio que queremos abordar. Evitar enviar “mensajes bonitos” con copia a otros para ensalzar a alguien. De esta forma, no queda especificada las acciones claras que ese colaborador puede seguir realizando porque realmente aporta algo al proyecto.
  • Saber proporcionar un feedback de mejora para corregir las actuaciones o decisiones que no han tenido un buen impacto. Es importante que sea constructivo y que genere reflexión por parte de ambos. 

¿Qué recomendaciones podemos aplicar para optimizar la colaboración entre equipos que trabajan a distancia?

Recomendaciones para liderar equipos de trabajo a distancia

Empecemos por algunas recomendaciones que el equipo de Forbes, nos brinda en uno de sus artículos, Unify Your Remote Workforce With These 12 Management Tactics. Desde este enfoque veremos que podemos hacer desde el liderazgo para optimizar el funcionamiento de los equipos remotos.

  • Facilita conexiones sociales con un propósito. Favorece que los distintos equipos dispongan de momentos de conversación relacionados con sus intereses y pasiones. Tanto a nivel personal como a nivel profesional. Favorecer que haya momentos para compartir cosas buenas, aumenta el bienestar, la sensación de compañerismo, y la comprensión mutua. Sobre todo es importante, disponer de momentos en que se compartan éxitos, ilusiones y aquello que nos apasiona. Recuerda favorecer las emociones positivas, hace que se activen las mejores capacidades cognitivas de las personas.
  • Prioriza la comunicación cara a cara. Bien sea porque utilicemos más la video conferencia que los e-mails, o porque organicemos encuentros anuales donde las personas tengan un contacto más cercano.
  • Utiliza la Gamificación Interna para favorecer el reconocimiento y los premios.
  • Programa mini reuniones virtuales o telefónicas, al principio del día y/o al final. Podemos así evitar muchas comunicaciones por correo, clarificar, criterios, decisiones, y comprender mucho mejor las necesidades de los demás.
  • Comprueba que todos compartimos los mismos valores. 
Más ideas para liderar el trabajo en equipo a distancia...
  • Haz partícipe o incluso delega la toma de ciertas decisiones en tus colaboradores. La posibilidad de ser más autónomos y más ágiles en las colaboraciones hace que todo fluya mucho mejor. Recuerda que con un buen seguimiento, como líder, puedes estar más tranquilo con esa decisión que has delegado.
  • Usa todos los medios posibles de comunicación. Sé eficiente con ellos.
  • Asegura que las personas pueden contar con momentos programados de antemano para realizar sus preguntas y compartir ideas.
  • Establece reglas de compromiso y guías para las comunicaciones. Deja claro a todos qué medio de comunicación es el más adecuado para cada situación.
  • Contrata o entrena a tus colaboradores para que hagan uso de su inteligencia emocional.
  • Ofrece disponibilidad para las comunicaciones. Evita que pueda pasar una semana en la que no es posible hablar contigo como responsable de equipo.
  • Fomenta el team building presencial de forma anual para multiplicar el impacto de las relaciones entre colaboradores. 

Recomendaciones para colaborar a distancia:

  • Usa todas las tecnologías a tu alcance para comunicarte eficientemente. Aplicaciones como Slack o Microsoft Teams favorecen la comunicación interna de forma mucho más rápida y eficaz, organizando las comunicaciones dentro de cada proyecto o tema de trabajo.
  • A nivel interno, casi los correos electrónicos tendrían que poder desaparecer con herramientas como las del punto anterior. Lo que no es productivo, para nada, es 15 e-mails en los que escribimos sobre el texto de los otros compañeros para contestar a lo que no estamos de acuerdo. Multiplica una media de 15 e-mails por el número de tareas que puede contener un proyecto. Asume unos 5 minutos para contestar cada email. Imagina el número de horas que estás consumiendo sólo en correos electrónicos. ¿A qué tareas de mayor valor necesitarías dedicarte?
  • Elige bien, con quién compartimos los diferentes chats ( y vale, posibles correos) de comunicación. Si quieres que alguien esté enterado, programa una reunión de 15 minutos de seguimiento. Evita bombardear a los demás poniendo en copia “por si acaso y para que estés informado”. Sé respetuoso con la gestión del tiempo de los demás.
  • Si vas a empezar un proyecto invierte todo lo que puedas en definirlo claramente: fases, tareas, responsables, deadlines, etc. Usa los mapas mentales para dibujar claramente el proyecto y que todo el mundo tenga la misma imagen en la cabeza.
Más ideas para colaborar a distancia...
  • Sigue con la gestión de tareas y fechas con alguna de las distintas aplicaciones que existen para gestionar proyectos: Asana, Trello, Planner, etc. Evitarás nuevamente excesivos correos. En estas aplicaciones puedes comentar cada tarea y llegar a acuerdos mucho más rápido.
  • Incluye en tu agenda los deadlines acordados con otros departamentos, y otras delegaciones. Forma parte de tu trabajo. No lo dejes fuera de tu agenda, y “cuando puedas le dedicarás un tiempo”. Ser equipo significa compartir prioridades. 
  • Cuando detectes confusión o conflicto, prepárate bien tu análisis y posibles soluciones. Organiza una video conferencia y resuélvelo. No lo alargues con “ya se pondrán de acuerdo, y entonces, ya haré lo que me corresponde”. 
  • Recuerda que tus compañeros a distancia son personas. Y también están interesados en disfrutar con su trabajo contigo. ¿Cómo puedes hacer que sea más fácil y más satisfactorio?.
  • Sigue haciendo uso de todas las habilidades personales que practicas a nivel presencial: inteligencia emocional, asertividad, negociación, etc.
¿Qué tres retos elegirías para mejorar la coordinación de los equipos a distancia en tu empresa?
¿Qué necesitarían aprender tus colaboradores para ser más eficientes?
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