Cómo organizarte cuando tienes la semana a tope

Cómo organizarte cuando tienes la semana a tope. Incluso en las dos semanas siguientes. ¿Te ha pasado alguna vez?. Miras la agenda y te agobias con los plazos. O peor, lo tienes todo en tu cabeza y temes que se te olvide o que no tengas tiempo para todo. Te hierven los pensamientos con todo lo que tienes que hacer. Piénsalo, ¿te suena?

Sólo pensarlo te causa ansiedad. Y no necesitas para nada ponerte más nervioso, porque ya lo estás con todo lo urgente e importante que tienes que hacer. Quieres además, hacerlo bien, ya que ese trabajo que tienes que presentar es importante. O incluso esa reunión que vas a realizar va a tener mucho impacto en tu nivel de desempeño.

Sientes por otro lado, que no puedes controlar todo lo que tienes al rededor. Las urgencias de los demás, tampoco ayudan. Te interrumpen y tu tiempo se va. Así no estás disfrutando para nada tu trabajo. Acabas la jornada más tarde de lo normal. Porque se te han ido las horas. 

Bueno, entiendo que si te ha ocurrido todo esto, lo habrás solucionado cómo habrás podido. E incluso, de la mejor manera que sabes. Ahora quizá puedas tomarte un rato para la reflexión. ¿A qué coste emocional pudiste con esa semana tan dura?. ¿Qué nivel de ansiedad de 1-10 dirías que experimentaste?. ¿Pudiste dormir bien?.

Cómo organizarte cuando tienes la semana a tope

Al tener una trayectoria prácticamente toda mi vida profesional como autónoma, la verdad es que aprendes rápido. Aprendes a trabajar por proyectos. A llevar varios a la vez. Hace tiempo que aprendí lo mejor de todo, a no sufrir tanto estrés en semanas de picos de trabajo. A no cansarme más de lo necesario. O al menos, no añadir agotamiento gratuito. Además, trabajando siempre habilidades profesionales como gestión del tiempo…Una tiene que predicar con el ejemplo 🙂

Bien, hoy veremos algunas recomendaciones, por si te pueden servir o hacer reflexionar. Comentaremos ideas que son técnicas o procedimientos que aplico yo misma. O ideas que son recomendaciones que provienen de las técnicas de gestión del tiempo. Empecemos pues.

Lo primero, planificación inversa

En la mayoría de mis cursos de gestión del tiempo compruebo que muchos profesionales en las empresas, no lo llevan a cabo. ¿Qué es la planificación inversa?. Planificar desde la fecha final de tu plazo hasta el día de hoy.

Es decir, frecuentemente, me encuentro con profesionales que dada una fecha tope de entrega, trabajan desde hoy, no desde la fecha final. Empiezan a organizar en su cabeza lo que creen que pueden ir haciendo hoy, mañana, etc. Junto con el trabajo que ya tienen lo que hacen es ir reservando tiempos para ir avanzando en el proyecto, conforme pasan los días. Se encuentran en muchas ocasiones, que cuando se acerca el plazo, no llegan. O tienen que darse “un atracón de horas” para terminar y llegar a tiempo. Es más fácil así que se te escape la verdadera envergadura del trabajo y todas las cosas que tienes que hacer.

Hitos de trabajo.

La planificación inversa implica que desde la fecha final fragmentes en hitos el trabajo y lo repartas en el tiempo que tienes desde la fecha tope hasta hoy. De esta forma trabajas:

  • Más tranquilo porque sabes que lo tienes planificado para llegar a tiempo.
  • Sabes cada semana o día lo que tienes que hacer.
  • No estás pensando inútilmente en si has hecho suficiente, porque ya lo has previsto todo con anterioridad.
  • Cualquier imprevisto se puede abordar mejor porque vas sobre planificación. 

Con lo que lo primero para abordar una semana de mucho trabajo es que vengas ya de una planificación inversa.

No he planificado con tiempo y tengo que organizarme ya en pocos días

En caso de que las semanas o meses anteriores no pusieras en práctica la planificación inversa, toca hacer un pequeño sobreesfuerzo, ya lo sabes. Coge tu semana, marca las fechas importantes, y los hitos clave que necesitas hacer, y cuándo los harás. 

Reorganiza otras tareas que tengas. Aprende a pedir un cambio de plazos de otros temas y negociar con clientes o compañeros sobre los plazos que puedas tener. Nos sorprenderíamos si tuviésemos como hábito el compartir nuestras urgencias.  A menudo las personas marcamos un plazo bastante cómodo (con tiempo). Con lo que habla con ellos. Seguro que algunas tareas puedes reprogramarlas y mércales nuevos plazos de tiempo que acuerdes con tus compañeros, responsables o clientes. Normalmente no enfada una prórroga de determinadas fechas. Lo que suele molestar es que llegue el plazo acordado, y las tareas acordadas sin previo aviso, no estén. Ya que tampoco permite reorganizarse a las personas que te pidieron esa tarea. Aprende a reducir la incertidumbre de aquellos con los que trabajas.

Por supuesto, si es posible, delega o pide ayuda.

Agrupa tareas

De entre las tareas que tienes que realizar, seguro que hay llamadas, reuniones, mails, etc. Y la verdad es que parece que cada minuto del día tienes que prestar atención a una cosa diferente. Este tipo de demanda de concentración es difícil para nuestro cerebro. Cambiar constantemente de actividad hace que perdamos eficiencia en el trabajo y calidad del mismo. Procura:

  • Agrupar las llamadas que tengas que hacer.
  • Dedicar un tiempo determinado, 30-60 min… a responder todos los mails que sean importantes. Evita responder a cada correo cada vez que llega a tu bandeja de entrada. Te interrumpes tú solo. Si son urgentes, las personas te llamarán por teléfono.
  • Si tienes varias reuniones pendientes, procura agruparlas todas en una mañana, o un día. Es decir, utiliza bloques de tiempo para el mismo tipo de tarea. 
  • Por supuesto, del resultado de esos mails, reuniones o llamadas, seguramente acabe en otra tarea que realizar. Agéndala en ese mismo momento. No lo dejes para luego.

Usa el Time Boxing

¿Qué es el Time Boxing?. Con esta técnica se favorece el bloqueo de tiempos determinados para diversas temáticas de trabajo. Usa bloques en tu agenda de esta semana (y las siguientes) para dedicar a temas concretos cada vez. Marca en tu agenda de 9-9.30h para revisar prioridades de hoy y de la semana. Reprograma si es necesario. 9.30-10h para responder correos. De 10-12h para dedicar a ese hito de proyecto que tienes que avanzar. Así con el resto de día. Puedes diferenciar los bloques por reuniones, proyectos, etc.

El objetivo es que o bien esa semana de pico de trabajo, cada bloque de hora/s tenga asignado su tipo de trabajo. O puedes crearte tu Time Boxing habitual. Siempre los mismos bloques de hora para el mismo tipo de trabajo. 

Aprovecha 5-10-20 minutos entre tarea y tarea

Evita acabar de responder un mail e irte corriendo a esa reunión. Procura no llevar una hora super concentrado en una tarea importante y que llegue la hora, y te vayas corriendo a la siguiente tarea. El cerebro puede hacerlo, pero te agotarás antes. 

Elige un “tiempo fuera” e incluso márcalo en la agenda. Reserva 5-10-15-20 min… entre tarea y tarea o reunión y reunión. ¿Para qué?. Sencillo e importante. Para acabar de “digerir” la última tarea, dejarte apuntados algunos “detalles” o tareas a programar. Y para respirar. Entonces reflexiona tranquilamente sobre la siguiente tarea. ¿Qué requiere de ti?. ¿En qué te tienes que concentrar ahora?. ¿Qué era lo importante?. ¿Cón qué emoción necesitas abordar la siguiente tarea o reunión. Céntrate en el punto de conexión que activa la emoción adecuada para esa tarea. Sigue respirando de forma calmada. Concéntrate en los hitos importantes de lo siguiente que tienes que hacer. Recuerda desde la calma. Ahora ya puedes abordar tu siguiente trabajo. 

Focaliza tu atención

Pruébalo. Sabes, que si sigues todo lo anterior, no te tienes que preocupar por nada más ahora. En ese preciso momento, tu cabeza necesita estar prestando atención solamente a la tarea que has previsto. Deja lo demás para el momento que lo has planificado. 

Pocas cosas aumentan tanto la productividad como pongas el foco únicamente en la tarea que tienes delante. Deja de pensar en lo  siguiente. Ahora es ahora. Luego según lo planificado te ocuparás del resto. Sean otros temas personales o profesionales. A cada momento, ocúpate solo de una cosa. Practica tu atención plena a esa tarea. Con todo lo que tú sabes que puedes aportar a esa tarea para disfrutarla y sentirte satisfecho después. 

Sé concreto y práctico en tu trabajo

¿Cuántos e-mails necesitas para cerrar una petición o tema en concreto?. A veces, se generan interminables cadenas de correos electrónicos en los que hay respuesta a la respuesta de la respuesta. ¿Te ha quedado claro el tema inicial?. ¿De verdad?. A veces resulta complicado seguir el hilo, y más aún tener claro que es lo que hay que hacer después de esa interminable cadena de e-mails. 

¿Y si llamas por teléfono?. Mejor aún, ¿y si te reúnes 5 minutos?. En gran cantidad de ocasiones se puede ahorrar mucho más tiempo si levantamos el teléfono o tenemos una reunión cara a cara. Más de tres correos de ida y vuelta suelen ser más rentables si hablas directamente. Cuando acabes, puedes enviar el mail con el resumen de lo que habéis quedado. Mejor todavía si generas citas en el calendario. De Matrícula de Honor, si trabajas con un gestor de tareas y conviertes la llamada en tareas concretas con fechas límite.

Usa la Tecnología

No tengas miedo. No vas a ser mejor profesional, por guardar cantidad de cosas en la cabeza que no tienen más valor que recordar el momento de hacer algo. Tu mejor valor está en cómo haces tu trabajo, ese proyecto, esa reunión. Acordarse de algo no aporta valor. Es importante pero no tiene un gran valor ni te hace crecer. Usa la tecnología.

Usa el calendario para tus reuniones, fechas límite, y eventos. También, usa los gestores de proyectos y tareas para que te marquen cada día cuál es la prioridad. Pon fecha a todo. Lo primero al empezar una jornada de trabajo no son los correos electrónicos. Es tu planificación. Revisa lo que es prioritario para hacer hoy. Replanifica, si lo consideras necesario, que para eso está la tecnología. Para no hacer múltiples tachones en la agenda o libreta de papel, y reescribir más de una vez la misma tarea que no pudiste hacer ayer.

Reflexiona para tu próxima semana saturada de trabajo

Llegados a este punto. Importantísimo. Ya has pasado tu semana a tope de trabajo. ¿Qué has aprendido?. Piensa, ¿qué puedes cambiar para la próxima vez?. Recuerda, ¿qué has hecho que necesitas dejar de hacer inmediatamente?. Revisa, ¿qué hábito necesitas reducir porque solo te funciona en ocasiones muy especiales?. Reflexiona, ¿qué hábito necesitas poner en práctica con más frecuencia porque has visto que te funciona muy bien?.

Recuerda, las interrupciones pueden, en un gran porcentaje, agruparse y programarse. Los imprevistos son imprevistos. Ahora bien, son mucho más abordables si se insertan en un marco planificado de trabajo. Los imprevistos + tu caos habitual = agotamiento, baja productividad y peor calidad del trabajo. 

¿Cómo vas a ser más responsable de disfrutar mejor tu trabajo? Un saludo 🙂

¿Te has preguntado por qué tu semana se volvió estresante?
¿Qué puedes cambiar esta semana mismo?
Recuerda el objetivo es que te agote menos y disfrutes más

Y si te apetece y puede ayudarte...

Cómo organizar tu trabajo para no sentir tanto estrés

Sí por favor. ¿Hacemos un ejercicio de análisis de cómo estamos trabajando?. ¿Nos sentimos bien con nuestra gestión del tiempo?.

Esta fue la propuesta que trabajamos con un gran profesional. Miguel Gironés, Decano del Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas e Ingenieros Civiles. CITOPIC, Zona Aragón. 

Miguel y su equipo, han tenido la amabilidad de invitarme a colaborar con este artículo. En su revista CIMBRA, publicada semestralmente. 

Me alegra muchísimo haber colaborado con ellos, tratando de aportar ideas sobre nuestra gestión del tiempo diaria. Así que os invito a revisar estas reflexiones por si os pueden servir.

Podéis consultar la revista completa en el aquí en su enlace original. 

Cómo organizar el trabajo para no sentir tanto estrés

¿Se puede estar satisfecho de la organización de nuestro trabajo? ¿Y de nuestro tiempo? Sí, efectivamente se puede. Se hace. Y es una de las ventajas de las que más pronto disfrutas cuando te organizas.

 Cuando te organizas y eres el protagonista de tu tiempo y tu gestión, tomas decisiones, negocias tiempos y plazos. Aprovechas los tiempos según el nivel de concentración que necesitas. Siente uno la satisfacción de que cada día te has aproximado a lo que querías. Sino en un 100%, en un porcentaje muy alto.

 

Preocupaciones frecuentes en la gestión del tiempo

Desde profesionales freelance hasta directivos, veo a menudo como el tiempo se come su bienestar y su tranquilidad. Constantemente tienen presente en su cabeza:

  • tareas pendientes
  • llamadas que no hicieron
  • la preocupación de resultados
  • la ansiedad de que no se olviden las cosas
  • la intranquilidad por si no llegan a tiempo a todo

Así, el estado de agotamiento continuo del día a día, dificultará tus mejores niveles de concentración y atención. Es decir, la intranquilidad de las tareas futuras, no te dejará hacer un trabajo de calidad en el presente. Y lo que es peor, no disfrutarás tampoco de tu trabajo. Ya que dedicamos muchas horas al día a trabajar, ¡qué menos que las puedas disfrutar!

Una buena gestión del tiempo y organización del trabajo, te permite concentrarte en lo que quieres hacer. Además, te deja tranquilo. Lo que queda pendiente, tiene un tiempo y un lugar para realizarlo. ¿Por qué?, porque lo has planificado y le has asignado un día y una hora.

¿Pero por dónde empiezo? Haz un "stop" y decide organizar el trabajo.

Una de las primeras recomendaciones que sugiero en los cursos de gestión del tiempo es que te dediques una rato a tener una visión global de tus proyectos y tareas. Elige un tiempo en el que puedas registrar todos tus proyectos, trabajos, etc. Agrupa tareas por similaridad o temáticas. Para ellos son excelentes las ventajas que te pueden proporcionar las aplicaciones de gestión de proyectos y tareas. Buenos ejemplos pueden ser Todoist y Asana, por ejemplo. Si además gestionas equipos, te permitirán hacer un seguimiento al instante, del estado de las tareas asignadas, sin molestar con interrupciones

Registra cada proyecto, o cada cliente, o cada temática de trabajo y registra todas las tareas que serán necesarias para llevarlas a cabo. Mantén esta información actualizada. Y con cada imprevisto o tarea no esperada que te surja en el día, registra en el momento, cuál es el plazo máximo y cuándo la vas a hacer. Consigue que tu cabeza no piense más en ello. Sólo el tiempo que hayas planificado para ello.

Asigna a cada tarea el plazo máximo. Y empieza cada día con las prioridades que te marca tu propia planificación.

El nivel y calidad de concentración en una tarea no está al máximo desde el momento mismo que la empiezas. La concentración sigue un curva de U invertida, que se reactiva cada 1.5h aproximadamente. Por ello antes de exigirte, tu máxima creatividad y esfuerzo, es importante que realices algunas tareas de organización y preparación, como por ejemplo:

  • Si vas a realizar llamadas importantes, haz un esquema de cada llamada y prepárate lo que quieres comunicar y qué quieres conseguir
  • Al realizar un informe importante, dedica unos minutos a preparar los hitos que para ti serán claves y qué puntos incluirás en cada uno de ellos
  • En caso de participar en una reunión prepárate bien lo que quieres comunicar y anticipa cómo manejarás posibles objeciones

Y como dice una expresión inglesa, ¡eat your frogs first!. «Cómete tus ranas primero. Es decir empieza por esas tareas que tienes que hacer pero no te gustan demasiado. Empieza fragmentando la tarea, y progresivamente ve terminando. Tendrás la satisfacción de haberla acabado y el resto del día, para invertir más tiempo en lo que te gusta.

¿Y el calendario, para qué lo uso? Para eventos.

Compruebo como muchos profesionales llenan su calendario con múltiples tareas que constantemente mueven de día. Consiguiendo además, que el aspecto visual del calendario nos genere ansiedad. El calendario es para crear eventos, reuniones, visitas o fechas topes de algo importante. Evita usarlo como recordatorio de tareas. Te saltarán múltiples recordatorios pero no te facilitará establecer prioridades.

¿Y el correo electrónico? Para algo que no sea inmediato.

Cuando es algo urgente, se llama, o se busca a la persona para una interacción presencial.

Muchos directivos me comentan que en su bandeja de entrada reciben diariamente de 200-500 correos. Eso es imposible de gestionar, a no ser que te pases toda la semana contestando. Y no creo que les paguen para eso. Cuando utilizas un gestor de proyectos o tareas, el correo puede reducirse en cerca de un 70-90%. Así que, plantéate:

  • ¿Tendrías que estar en copia en todos esos correos?. Empieza a decidir con los demás cuándo es necesario que estés en copia.
  • ¿Una reunión periódica con tu equipo o con otros departamentos solucionaría los temas? ¿Reduciría la incertidumbre de los demás, ya que no saben cuándo les prestarás atención?
  • ¿Estás discutiendo/debatiendo por correo? Cuando un mismo tema de correo va y viene más de tres veces, plantéate una llamada o reunión
  • ¿Los correos que recibes son para que otros dejen constancia de lo que  han hecho? Usa un gestor de proyectos y combínalo con reuniones de seguimiento estructurado
  • ¿Sabes de qué va ese correo que recibes?. Pide y envía un correo con un asunto concreto, especifica lo que quieres de la otra persona y acostúmbrate a indicar un plazo de tiempo para que todos se puedan organizar.

¿ Y qué hago con los imprevistos? Decidir, si lo son.

Deja en tu planificación un margen para imprevistos. Si es urgente este imprevisto, es urgente. Te corresponde atenderlo. Si es verdaderamente urgente, repito. Si no, se firme con la pregunta ¿urgente para cuando? ¿dentro de una hora?, ¿de un día?. Asígnale un plazo y un tiempo en el que le prestarás atención. Inmediatamente, inclúyelo en tu gestor de tareas. Y olvídate hasta entonces.

Aplica el mismo criterio para las llamadas y visitas inesperadas. Organiza, agrupa y agenda todo lo que puedas con antelación. Incluso asigna un día y hora específico. Muchos imprevistos podrían no haberlo sido con una organización previa, Reduce la incertidumbre de los demás, acerca de cuándo se pueden sentar contigo a ver ese tema.

¿Y las reuniones? Por favor, decide que sean eficaces para todos.

Otra de las quejas comunes en las empresas es las horas interminables que tienen las reuniones y la incertidumbre del tiempo de duración. Estos hábitos generan una tremenda ansiedad sobre cuándo podrán hacer el resto de trabajo que tienen pendiente. Además, provoca una gran pérdida de la sensación de ser «dueño de nuestro tiempo». Así que puedes empezar a reflexionar sobre cuestiones como:

  • ¿Tiene todo el mundo claro para qué va a la reunión?
  • ¿Saben la hora de comienzo y de finalización?
  • ¿Conocen cuál será su aportación y rol en la reunión?
  • ¿Es necesaria para todos la asistencia completa a toda la reunión?
  • ¿Se sabe el orden y tiempo que dedicaremos a cada tema?
  • ¿Cómo recordarán las conclusiones y tareas que se han decidido en la reunión?

Apresúrate, evita hacer una reunión más sin que tengas toda esta información clara para todos los asistentes. Decide hacer que el tiempo invertido sea el justo y sea eficiente para el objetivo.

Sé feliz con tu tiempo. Una vez se vaya, tú pierdes la oportunidad de sentirte mejor.

Como última recomendación, decide en tu organización que la gestión del tiempo es un tema de todos. Si uno sólo aplica decisiones, sirve, pero sirve poco. Conciencia y decide con todos, cómo os organizaréis y como respetaréis vuestro tiempo y vuestras energías.

Pero sobre todo, decide ser feliz con tu tiempo y tu organización del trabajo. Recuerda el objetivo, trabajar con la máxima tranquilidad y satisfacción.

Agenda del Equipo Directivo: 8 tareas pendientes

El equipo directivo necesita tener una agenda común de liderazgo. Es muy potente cuando el equipo directivo alinea su estilo de actuación.

¿Cómo va el vuestro?. ¿Tenéis una agenda común de acciones de liderazgo?.

Os planteo un breve análisis que estoy observando en los equipos directivos:

  • Falta desarrollar a las personas para conseguir sus objetivos. El equipo directivo con frecuencia, se limita a comunicar objetivo e ir pidiendo resultados.
  • No se suele dar feedback inmediato. Se evitan las conversaciones difíciles cuando se detecta algo que no funciona.
  • Las reuniones de evaluación de desempeño se han convertido en un trámite. Se cumple y se deja registrado, pero no sirven.
  • El equipo directivo no se reúne específicamente para hablar de liderazgo. Con lo que no se toman decisiones de cambio de estilo de liderazgo.
  • Se corrigen las carencias en competencias técnicas. Ahora bien, falta conversaciones que impulsen compromiso y mentalidad.
  • Los «colaboradores difíciles» se tratan igual que otros. Sin conseguir resultados diferentes. Con lo que se acaba dejándolos por imposible.
  • Se lidera de forma reactiva. Conforme se necesita. No se planifican estrategias de liderazgo.
  • Se tiende a abandonar nuevas actuaciones de liderazgo. Requieren de implicación personal de los líderes.
  • Se potencian sin querer, dos tipos de colaboradores. Los «buenos», a los que se refuerza. Y por otro lado, los que no «mueven ficha» sin preguntar antes. Son «dependientes» del líder.

¿Y si probamos a potenciar al equipo directivo alineando el liderazgo?. ¿Y si nos organizamos para tener coherencia como equipo directivo?.

Os propongo empezar por algunas ideas. Espero que puedan, al menos suscitar reflexión. 

 

Agenda del Equipo Directivo: 8 tareas pendientes

¿Cuántas de estas tareas tenéis pendientes?

¿Cuándo os organizáis para llevarlas acabo?

Tus reuniones necesitan 8 pasos para ser eficaces

Las reuniones si son eficaces son una gran herramienta de trabajo en equipo si la sabemos utilizar. ¿Cómo son vuestras reuniones?.

Hace unas semanas en varias sesiones de formación con distintas empresas, comprobé lo contrario.

Hay demasiados malos hábitos en la gestión de reuniones, por ejemplo:

  • Pueden llegar a ocupar el 60-70% de su jornada diaria en reuniones
  • No tienen muy claro para qué asisten
  • Falta una hora específica de finalización
  • Los temas se alargan impidiendo ser productivos
  • Todos los asistentes tienen que estar presentes todo el rato (cuando puede no ser necesario)
  • Saben que van a compartir información, pero sin finalidad clara
  • Esta gestión les repercute en el incumplimientos de otras responsabilidades

Este enfoque no es muy viable. Y lo más preocupante, es que el tiempo dedicado a este tipo de reuniones, genera estrés. Muchos de los asistentes comentaban que no podían hacer su «otro trabajo». 

Las reuniones son buenas, pero ¿es el medio que necesitamos?. 

La gestión del tiempo y la organización del trabajo debe ser una cultura de empresa. Se necesitan hábitos compartidos por todos para evitar estrés innecesario.

En ocasiones, me da la sensación que muchas reuniones buscan control. Un control de tareas y resultados. Pero, o son excesivamente frecuentes o a lo mejor no es la mejor forma.

Es importante analizar, en qué están invirtiendo el tiempo los equipos de trabajo. ¿Qué resultados están obteniendo?

En muchas ocasiones un buen gestor de proyectos/tareas puede evitar tanta reunión. Conseguiremos información instantánea sobre el estado de proyectos y tareas. Así quizá, podamos reducir el número de reuniones. Y hacer más seguimiento que control.

En cualquier caso las reuniones necesitan formar parte de nuestro trabajo. Pero con sentido común. Cuando inundan nuestro tiempo algo no funciona.

Aprovechemos las reuniones para lo que son. Un momento y espacio para conseguir un fin concreto por un conjunto de personas. Sobre todo es un trabajo en equipo que no podríamos hacer de forma tan eficaz de otro modo.

Así que si las realizas, al menos ten en cuenta, estos 8 pasos. Ayuda a gestionar el tiempo de todos.

Tus reuniones necesitan 8 pasos para ser eficaces (al menos)

Y después de la reunión... ¿cómo se organiza cada uno?

Después de una buena reunión, debemos llevarnos información concreta:

  • Acuerdos
  • Tareas, asignaciones, plazos
  • Seguimiento
  • Identificación de sinergias

Necesitarás incorporar lo acordado en tu agenda de trabajo. Así que mantén tu organización.

Analiza

La mejor «receta» para gestionar tu tiempo proviene de un análisis pormenorizado de tu uso del tiempo. Analiza tus tareas y tus responsabilidades. Ten en cuenta la dinámica de plazos de tu trabajo.

Ten presente tus objetivos

Ser eficiente en tu trabajo significa trabajar siendo consciente de tus objetivos, tomando decisiones, y organizando tus tiempos. La inversión de tiempo y energía debe producir resultados.

Organiza tus proyectos

Investiga cuáles son tus proyectos. Analiza grupos de tareas. Visualiza plazos de tiempo. Organiza y planifica tu tiempo, y tu tiempo, con los demás. Aprovecha las herramientas de gestión de proyectos/tareas. 

Calendario

El uso del calendario quedará restringido a eventos, reuniones y actividades extraordinarias. Deja de poner tantas tareas mezcladas con eventos en tu outlook. Es un lío. El calendario es para tener una visión de eventos extras.

Utiliza otras herramientas para gestionar tus tareas y plazos correspondientes

Mails. Llamadas. Reuniones.

Organiza todo lo que puedas, tanto los correos, llamadas y reuniones que tú realizas, como las que recibes. Agrupa tiempos. Toma decisiones.

Tu cerebro necesita menos multitarea.

Tu concentración será mejor si agrupas tipos de actividades. Busca al menos espacios de 45 minutos para concentrarte en una sola cosa.

Tu tarea será productiva si viene de un proyecto concreto con un objetivo claro.

Ayúdate a reducir tu propio estrés, asignando una fecha con todo lo pendiente.

4 claves para lidiar con las «urgencias» de tu día a día

Aprovecha ya mismo para tomar decisiones sobre las «urgencias» e imprevistos que te van a llegar hoy. Algunas, sabes que serán realmente urgentes. Otras, si lo analizas tres segundos, verás que no lo son. Evita dejarte llevar por las aparentes «urgencias e imprevistos».

Consigue reducir al máximo los impactos innecesarios que captan tu atención en tareas que no son realmente relevantes y urgentes para ese mismo momento.

Recuerda, la mejor gestión del tiempo, implica DECISIÓN.

4 claves para lidiar con las "urgencias" de tu día a día

¿Qué decisiones puedes tomar ya mismo?

Recuerda, los imprevistos y las urgencias reales no podemos eliminarlas. Ahora bien, puedes reducir el número de impactos "urgentes" que recibes al día y que no tenías previsto.

Cómo organizar mejor tu trabajo

Cómo organizar mejor tu trabajo. ¿Serías más feliz si disfrutaras más y te centraras en lo importante? Para mí, es fundamental una buena organización y gestión de tareas. Con buenos hábitos para organizar mejor el trabajo, uno como que respira mejor. Uno de los sentimientos que más genera la falta de organización es la ansiedad. Y si encima, de todo el trabajo que tienes, le aumentas la ansiedad por no saber por dónde empezar o por dónde seguir, pues no tiene sentido ¿no te parece?

La verdad, es que en organización de tiempo y de trabajo se ha escrito mucho. A mi me gusta, cuando trabajo estos temas en formación, analizar bastante cuál es el tipo de trabajo y cuál sería la mejor manera. No todas las técnicas le sirven a todo el mundo.

Ahora bien, analizando y teniendo una visión general del asunto, creo que hay ciertos hábitos que nos pueden venir bien a todos. No pretendo hacer un programa completo de cómo organizarse mejor, porque como decía, necesitaría conocer tu trabajo. No obstante veamos algunas ideas que pueden ser comunes a todos ¿vale?

Serán ideas sencillas las que verás aquí. Aún así me merece la pena resaltarlas hoy porque veo a diario personas que no lo ponen en práctica y aumentan la pérdida de tiempo propia y de los demás.

 Identifica las que posiblemente no estás haciendo y te podrían ayudar a organizarte mejor tu trabajo.

Cómo organizar mejor tu trabajo

Objetivos
  • Escribe los objetivos de:
    • Tu próximo año
    • Tus próximos 6 meses
    • Tus próximos tres meses
    • Tu próximo mes
  • Clasifica cada objetivo con el nivel de satisfacción / felicidad que te va a proporcionar si lo consigues
  • Marca cada objetivo con el grado de importancia que tienen para ti (alta, media, baja)
  • Modifica los objetivos si alguno no tiene una importancia o satisfacción alta o media

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Planificación Proyectos / Temas de trabajo
  • De verdad deja las agendas dónde apuntas las cosas para el día o los próximos días. Al final se convierten en un libro lleno de tachones en los que vamos reescribiendo una y otra vez las tareas no realizadas.
  • Si quieres marcar eventos o reuniones, utiliza un calendario on line, te permitirá reorganizar fácilmente el evento sin tachones visuales y te dará una perspectiva de tu tiempo ocupado y libre para otras tareas.
  • Comparte los calendarios si te puede ser útil o envía una cita al calendario de otra persona, para asegurarnos confirmación.
  • Abre una cuenta en un gestor de proyectos/tareas como WRIKE, WUNDERLIST, TRELLO, TODOIST o EVERNOTE
  • Organiza tu trabajo por temas o proyectos
  • Escribe las tareas que se necesitan para cada tema o proyectos
  • Crea procesos que puedas reutilizar si hay tareas o fases que se repitan en varios procesos. Simplemente los copiarás cada vez en el proyecto o tema que corresponda, ahorrándote tiempo. De esta forma sabrás en cada momento en qué punto te has quedado del proceso.
  • Incluye en el proceso las tareas como en «espera de confirmación», «recibir respuesta», «realizar consulta», «llamar para…»
  • Marca una fecha límite
  • Marca además (muy importante) un recordatorio para el día y hora que prevés que puedes abordar ese tema. Así aumentarás tu tranquilidad de qué tienes un espacio de tiempo para realizar la tarea.
  • Ve marcando las tareas realizadas
  • Comparte los proyectos o temas de trabajo que incluyan a varias personas, así los implicados saben en todo momento por dónde vamos
  • Asigna tareas a las personas que corresponda con fecha de vencimiento
  • Usa los chats internos de los gestores de tareas para consultas, peticiones, o comentarios rápidos. Así evitarás que tengas exceso de correos electrónicos que sólo llevan información cómo «¿está terminado?», «envíame el informe de…», «te adjunto información», «revisa esto»…

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Concentración y Ansiedad
  • Utiliza la Técnica del Pomodoro (revisa la técnica aquí)
  • Practica la «concentración única» durante el día: céntrate en una sola cosa cada vez
  • Empieza el día concentrándote en cada acción que vas haciendo no en las horas siguientes: desayuno, paseo o conducción al trabajo…
  • Practica la respiración profunda varias veces al día
  • Utiliza juegos de vez en cuando para acostumbrar al cerebro a realizar una actividad con alta concentración como por ejemplo: eye test game
  • Agrupa tus llamadas
  • Agrupa la respuesta a los posibles correos todo en una vez y en varios momentos al día. No hace falta en un 90% que contestes enseguida a los correos. Si es algo urgente las personas solemos llamar.
  • Ansiedad en el trabajo = falta de control. Vuelve al punto anterior y organiza todo lo que tienes pendiente sin dejarte nada por apuntar. Aumentará tu tranquilidad si sabes que no se te olvidará y cuándo vas a hacerlo.
Ejecución
  • Empieza por las tareas más difíciles o que requieran más esfuerzo de concentración o elaboración
  • Cierra las notificaciones durante periodos de 1 hora, consúltalas después de ese tiempo
  • Si recibes una llamada y no tienes más remedio que atenderla en ese momento, o alguien te interrumpe en tu mesa de trabajo, registra la petición de tu interlocutor o la acción correspondiente en tu gestor de tareas, ponle una fecha de vencimiento y fecha de realización. Después sigue trabajando.
  • Crea formatos de trabajo que reutilices. informes, propuestas, preparación de una reunión, presentaciones…
  • Antes de hacer la tarea visualiza y define criterios que te permitan comprobar cuando acabes el trabajo que está realizado como querías
  • Si tienes que estudiarte algo, «vuelve al cole», porfa, y sigue los pasos: lectura rápida + lectura comprensiva + subrayado + esquema + fichas de conceptos importantes + ficha de dudas
  • Ten una libreta siempre cerca o un gestor de notas on line al que puedas acceder en cualquier momento y lugar, ya que es posible que en los momentos más inesperados te surja una idea sobre lo que estás trabajando estos días. Esas ideas que te vienen a la mente de camino al trabajo o antes de dormir, apúntalas y sigue disfrutando del momento. Aunque sea dormir 🙂
  • Lee, clasifica y guarda información que retomes más tarde.
  • Sé que siempre habrá imprevistos e interrupciones pero el objetivo no es eliminarlos, es reducirlos y aumentar la concentración.
  • Cuando trabajes, trabaja. cuando descanses, descansa.
Reuniones:
  • Elige bien el tema y tiempo de la reunión ¿Tienes una finalidad clara que no se puede solventar mediante el gestor de proyectos / tareas? Sí la respuesta es sí, entonces convócala. Sino evita la reunión.
  • Prepara el contenido y orden de la reunión, marca qué necesita traer cada uno a la reunión, cuál va a ser tu intervención (y si ésta requiere una asistencia parcial o completa a la reunión), y envíalo con antelación a los asistentes.
  • Se respetuoso con horas de inicio y de finalización, lo sabes, pero posiblemente no lo practiques. Aprende o aprende. Una mala reunión desmotiva.
  • Registra respuestas, ideas, acciones o soluciones habladas en la reunión
  • Envía esta información a los asistentes o mejor aún, conviértelo en tareas en el gestor de proyectos / tareas.

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Correo electrónico
  • Evita enviar un mail y a continuación un whasapp y luego una llamada telefónica. Los demás también merecen gestionar su tiempo
  • Si utilizas los gestores de proyectos tareas, realmente verás reducida tu bandeja de entrada en un 80-90%
  • Prepara plantillas de correo que puedas reutilizar en distintas situaciones
  • Identifica claramente el asunto del correo, por favor, permite clasificar y anticipar el motivo y acción de los correos cuando los recibes.
  • Explica en el texto del correo que quieres de tu receptor. Evita enviar un archivo que la otra persona no sabe de qué es o para qué es, esperando que te llame cuando lo reciba.
  • Si estás pidiendo algo, indica fecha en la que lo necesitarás. Ayuda a gestionar el tiempo de tu receptor
¿Qué dificultades tienes tú a la hora de organizar tu trabajo?
¿Quieres compartirlo?
Escribe en los comentarios tu duda. La comentamos y seguro que puede interesar a más personas.

Si tienes cualquier duda, conversamos  y te ayudo en lo que consideres.

Cita previa

Cómo organizar tu mente y sentirte mejor

Cómo organizar tu mente y sentirte mejor ¿te lo has planteado en alguna ocasión?. Es muy probable que al volver después de vacaciones o ya cuando llevas un tiempo reincorporado a tus quehaceres diarios, vuelvan a surgir un montón de pensamientos como por ejemplo:

  • preocupaciones recurrentes
  • situaciones difíciles que resolver
  • cambios que afrontar
  • emociones que estás evitando
  • retos que estaría bien conseguir pero que no te acabas de animar y poner en marcha
  • decisiones pendientes que pospones una y otra vez

¿Te suena alguno de estos pensamientos? ¿Tu mente se está volviendo hiperactiva?

Seguramente entonces tengas también alguno de estos síntomas:

  •  Tu mente está siempre activa pensado
  • A veces, te cansas de tanto pensar
  • Tienes la sensación de que si dejas de pensar en ello, es que no estás siendo responsable
  • compartes tus pensamientos con otras personas para seguir con el flujo de razonamiento y sigues sin salir de ese punto
  • cada vez que piensas en ello te sientes mal, con lo que aumentan las preocupaciones y aumenta tu malestar
  • te sientes bloqueado y estresado
  • vives el día a día a medias, porque sigues pensando mientras trabajas, hablas con alguien, haces la compra…

Bien, nuevamente tu mente y tus emociones funcionan muy bien, como hemos dicho en otras ocasiones. Tus emociones te están avisando de que las estrategias que estás poniendo en marcha no te están sirviendo. Necesitas enfocarlo de manera diferente, tomarte las cosas de otra forma o aprender nuevas formas de lidiar con tu mente hiperactiva pero poco productiva y tranquilizadora.

La pregunta es ¿estás preparado y dispuesto ya a hacer algo diferente o al menos a organizar tu mente un poco?

Lectura recomendada: 7 estrategias que utilizas para no sentirte bien

Cómo organizar tu mente y sentirte mejor

Vamos a ver algunas ideas que te pueden servir. Ya sabes que de ti depende. Puedes leerlas sólo o empezar a practicar alguna 😉

Aumenta tu consciencia en el momento presente

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Haz un trato contigo mismo, accede a darte permiso (si no es muy urgente tu decisión) para poner tu mente en orden en un proceso de varios días. Organizar tu mente y sentirte mejor, saliendo de la hiperactividad emocional y mental en la que te has sumergido, requiere de un poco de paciencia y procedimiento.

Dedícate al menos un día (si puedes una semana sería genial) a practicar lo que conocemos como mindfulness, y sobre lo que seguro que has leído algo. Ninguna buena solución ni aprendizaje se da bajo agotamiento mental y estrés. Así que primero vamos a redirigir tu capacidad de prestar atención a las cosas. No te preocupes, que dejar de pensar, por un día o varios, ese tema que te preocupa, no te va a hacer menos responsable (normalmente hay pocas cosas urgentes, además llevas ya mucho tiempo invertido pensando).

Estar de cuerpo y mente presente en el día a día, regula tu estado emocional, por ello antes de abordar los temas pendientes, nos centraremos en tu nivel emocional y bienestar.

Revisa este pequeño plan de activación de consciencia:
  • Disfruta de las comidas del día. Cuando desayunes, desayuna. Cuando comas o cenes, haz lo propio. Saborea los alimentos o disfruta de una conversación compartida y tranquila. Evita distracciones como el móvil, la TV, etc…
  • Disfruta de tus pequeños momentos del día, la ducha, el paseo en coche o andando a la oficina…No son tiempos muertos que hay que pasar para llegar al punto siguiente, son tus momentos, concéntrate solo en lo que haces en ese momento. A veces vivimos en el momento siguiente de forma continua, perdiéndonos el momento presente y el siguiente, porque en el siguiente, estaremos pensando en el que viene luego. Esto no es bueno.
  • Evitar asumir la multitarea sea en casa o en el trabajo. Hay tiempo para todo. Y el tiempo será de mayor calidad y emoción si te centras en el momento presente. Lo que te hará sentirte mejor.
  • Presta atención durante el día a tu respiración. Si  no es de tu agrado, para unos segundos, regúlala y sigue de nuevo desde ese punto. Si vuelves a descubrir que te aceleras, repite el proceso.
  • Disfruta de todos los sentidos: vista, oído, gusto, olfato y tacto. Son vías de comunicación y de bienestar.
  • Si tu mente se distrae y se vuelve hiperactiva de nuevo, apunta en un papel en dos minutos lo que tienes pendiente, déjalo para retomarlo más tarde, vuelve a respirar y concéntrate de nuevo.
Tus valores y prioridades son tus criterios de decisión

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Desde la tranquilidad y la consciencia que hayas podido reactivar con el paso anterior, tómate unos minutos para reflexionar por escrito sobre tus valores y prioridades en la vida. Los valores son las guías de lo que más nos importa en la vida. Tenlos presente y apúntalos. Escribe:

  • cuáles son tus valores personales
  • qué valores tienes a nivel profesional
  • qué valores normalmente guían tus relaciones sociales
  • qué valores personales están presentes a nivel familiar

Recuerda para hacer este ejercicio, que son los valores que actualmente tienes, no los que te gustaría tener, o los que «deberías tener».

Lectura recomendada: ¿Dónde vas sin unos valores claros?

Clasifica tus problemas / retos

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Una vez realizados los dos pasos anteriores, vamos desde la tranquilidad y la consciencia una vez más a reorganizar lo que te preocupa. Comprométete a clasificar tus problemas / retos.

Algo prioritario en esta técnica, es empezar a quitar el concepto de problema y cambiarlo por el de reto. De esta forma es más fácil asumir la responsabilidad y la solución de aquello que queremos superar y nos va a suponer satisfacción personal.

Tendemos a ver como problema (es más difícil y menos susceptible de ser abordado): «esta persona es insoportable», «no puedo llegar al plazo que me han marcado», «mi equipo no consigue resultados», etc.

Consideraremos mejor como reto (es más asumible y puedo actuar sobre ello): «necesitaría saber responder a esta persona», «quiero organizarme y priorizar», «cómo puedo ayudar para que mi equipo tenga éxito en las conversaciones de venta»

La técnica que convendría utilizar en este punto es la «técnica de los cubos» (Kris V Plachy). Esta técnica nos ayuda a clasificar y agrupar los retos pendientes o preocupantes según el criterio que elijamos.

  • Dibuja o incluso hazte con unos cubos (de colores si es posible)
  • Escribe, cada uno de los retos que quieres abordar en un post´it
  • Teniendo en cuenta los retos que has escrito, ponle un nombre a cada cubo de manera que refleje el criterio que consideres más adecuado
  • Clasifica cada reto en un cubo distinto
  • Ahora ordena los cubos por prioridad de acción

Te añado algunas reflexiones, una vez los hayas clasificado:

  • Revisa nuevamente los retos de cada cubo y comprueba en qué medida son coherentes con los valores y prioridades vitales
  • Si responden los retos a tus valores, perfecto, adelante
  • Si crees que no tienen mucho sentido, valora si es un reto que quieres mantener y analiza por qué te preocupaba…
Plan de Acción

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¡Ahora sí! manos a la obra. Felicítate por el trabajo que has hecho hasta ahora y haz tu plan de acción.

Organiza tu plan:

  • Fases
  • Acciones
  • Fortalezas tuyas que puedes aprovechar
  • Aprendizajes necesarios
  • Apoyos con los que puedes contar
  • Ayuda que puedes solicitar
  • Plazo final
  • Plazos de seguimiento

¡Y disfruta!

Espero que este pequeño proceso para organizar tu mente y sentirte mejor, cumpla su propósito.

¿Qué has aprendido en el proceso?

¿De qué te has dado cuenta haciendo los ejercicios?

¿En qué necesitas seguir invirtiendo para sentirte mejor?

Si valoras que te puede venir bien una conversación que pueda ayudarte, ¡estoy a tu disposición!

Gracias por tu implicación 🙂

Cita previa

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