Sí por favor. ¿Hacemos un ejercicio de análisis de cómo estamos trabajando?. ¿Nos sentimos bien con nuestra gestión del tiempo?.

Esta fue la propuesta que trabajamos con un gran profesional. Miguel Gironés, Decano del Colegio de Ingenieros Técnicos de Obras Públicas e Ingenieros Civiles. CITOPIC, Zona Aragón. 

Miguel y su equipo, han tenido la amabilidad de invitarme a colaborar con este artículo. En su revista CIMBRA, publicada semestralmente. 

Me alegra muchísimo haber colaborado con ellos, tratando de aportar ideas sobre nuestra gestión del tiempo diaria. Así que os invito a revisar estas reflexiones por si os pueden servir.

Podéis consultar la revista completa en el aquí en su enlace original. 

Cómo organizar el trabajo para no sentir tanto estrés

¿Se puede estar satisfecho de la organización de nuestro trabajo? ¿Y de nuestro tiempo? Sí, efectivamente se puede. Se hace. Y es una de las ventajas de las que más pronto disfrutas cuando te organizas.

 Cuando te organizas y eres el protagonista de tu tiempo y tu gestión, tomas decisiones, negocias tiempos y plazos. Aprovechas los tiempos según el nivel de concentración que necesitas. Siente uno la satisfacción de que cada día te has aproximado a lo que querías. Sino en un 100%, en un porcentaje muy alto.

 

Preocupaciones frecuentes en la gestión del tiempo

Desde profesionales freelance hasta directivos, veo a menudo como el tiempo se come su bienestar y su tranquilidad. Constantemente tienen presente en su cabeza:

  • tareas pendientes
  • llamadas que no hicieron
  • la preocupación de resultados
  • la ansiedad de que no se olviden las cosas
  • la intranquilidad por si no llegan a tiempo a todo

Así, el estado de agotamiento continuo del día a día, dificultará tus mejores niveles de concentración y atención. Es decir, la intranquilidad de las tareas futuras, no te dejará hacer un trabajo de calidad en el presente. Y lo que es peor, no disfrutarás tampoco de tu trabajo. Ya que dedicamos muchas horas al día a trabajar, ¡qué menos que las puedas disfrutar!

Una buena gestión del tiempo y organización del trabajo, te permite concentrarte en lo que quieres hacer. Además, te deja tranquilo. Lo que queda pendiente, tiene un tiempo y un lugar para realizarlo. ¿Por qué?, porque lo has planificado y le has asignado un día y una hora.

¿Pero por dónde empiezo? Haz un "stop" y decide organizar el trabajo.

Una de las primeras recomendaciones que sugiero en los cursos de gestión del tiempo es que te dediques una rato a tener una visión global de tus proyectos y tareas. Elige un tiempo en el que puedas registrar todos tus proyectos, trabajos, etc. Agrupa tareas por similaridad o temáticas. Para ellos son excelentes las ventajas que te pueden proporcionar las aplicaciones de gestión de proyectos y tareas. Buenos ejemplos pueden ser Todoist y Asana, por ejemplo. Si además gestionas equipos, te permitirán hacer un seguimiento al instante, del estado de las tareas asignadas, sin molestar con interrupciones

Registra cada proyecto, o cada cliente, o cada temática de trabajo y registra todas las tareas que serán necesarias para llevarlas a cabo. Mantén esta información actualizada. Y con cada imprevisto o tarea no esperada que te surja en el día, registra en el momento, cuál es el plazo máximo y cuándo la vas a hacer. Consigue que tu cabeza no piense más en ello. Sólo el tiempo que hayas planificado para ello.

Asigna a cada tarea el plazo máximo. Y empieza cada día con las prioridades que te marca tu propia planificación.

El nivel y calidad de concentración en una tarea no está al máximo desde el momento mismo que la empiezas. La concentración sigue un curva de U invertida, que se reactiva cada 1.5h aproximadamente. Por ello antes de exigirte, tu máxima creatividad y esfuerzo, es importante que realices algunas tareas de organización y preparación, como por ejemplo:

  • Si vas a realizar llamadas importantes, haz un esquema de cada llamada y prepárate lo que quieres comunicar y qué quieres conseguir
  • Al realizar un informe importante, dedica unos minutos a preparar los hitos que para ti serán claves y qué puntos incluirás en cada uno de ellos
  • En caso de participar en una reunión prepárate bien lo que quieres comunicar y anticipa cómo manejarás posibles objeciones

Y como dice una expresión inglesa, ¡eat your frogs first!. “Cómete tus ranas primero. Es decir empieza por esas tareas que tienes que hacer pero no te gustan demasiado. Empieza fragmentando la tarea, y progresivamente ve terminando. Tendrás la satisfacción de haberla acabado y el resto del día, para invertir más tiempo en lo que te gusta.

¿Y el calendario, para qué lo uso? Para eventos.

Compruebo como muchos profesionales llenan su calendario con múltiples tareas que constantemente mueven de día. Consiguiendo además, que el aspecto visual del calendario nos genere ansiedad. El calendario es para crear eventos, reuniones, visitas o fechas topes de algo importante. Evita usarlo como recordatorio de tareas. Te saltarán múltiples recordatorios pero no te facilitará establecer prioridades.

¿Y el correo electrónico? Para algo que no sea inmediato.

Cuando es algo urgente, se llama, o se busca a la persona para una interacción presencial.

Muchos directivos me comentan que en su bandeja de entrada reciben diariamente de 200-500 correos. Eso es imposible de gestionar, a no ser que te pases toda la semana contestando. Y no creo que les paguen para eso. Cuando utilizas un gestor de proyectos o tareas, el correo puede reducirse en cerca de un 70-90%. Así que, plantéate:

  • ¿Tendrías que estar en copia en todos esos correos?. Empieza a decidir con los demás cuándo es necesario que estés en copia.
  • ¿Una reunión periódica con tu equipo o con otros departamentos solucionaría los temas? ¿Reduciría la incertidumbre de los demás, ya que no saben cuándo les prestarás atención?
  • ¿Estás discutiendo/debatiendo por correo? Cuando un mismo tema de correo va y viene más de tres veces, plantéate una llamada o reunión
  • ¿Los correos que recibes son para que otros dejen constancia de lo que  han hecho? Usa un gestor de proyectos y combínalo con reuniones de seguimiento estructurado
  • ¿Sabes de qué va ese correo que recibes?. Pide y envía un correo con un asunto concreto, especifica lo que quieres de la otra persona y acostúmbrate a indicar un plazo de tiempo para que todos se puedan organizar.

¿ Y qué hago con los imprevistos? Decidir, si lo son.

Deja en tu planificación un margen para imprevistos. Si es urgente este imprevisto, es urgente. Te corresponde atenderlo. Si es verdaderamente urgente, repito. Si no, se firme con la pregunta ¿urgente para cuando? ¿dentro de una hora?, ¿de un día?. Asígnale un plazo y un tiempo en el que le prestarás atención. Inmediatamente, inclúyelo en tu gestor de tareas. Y olvídate hasta entonces.

Aplica el mismo criterio para las llamadas y visitas inesperadas. Organiza, agrupa y agenda todo lo que puedas con antelación. Incluso asigna un día y hora específico. Muchos imprevistos podrían no haberlo sido con una organización previa, Reduce la incertidumbre de los demás, acerca de cuándo se pueden sentar contigo a ver ese tema.

¿Y las reuniones? Por favor, decide que sean eficaces para todos.

Otra de las quejas comunes en las empresas es las horas interminables que tienen las reuniones y la incertidumbre del tiempo de duración. Estos hábitos generan una tremenda ansiedad sobre cuándo podrán hacer el resto de trabajo que tienen pendiente. Además, provoca una gran pérdida de la sensación de ser “dueño de nuestro tiempo”. Así que puedes empezar a reflexionar sobre cuestiones como:

  • ¿Tiene todo el mundo claro para qué va a la reunión?
  • ¿Saben la hora de comienzo y de finalización?
  • ¿Conocen cuál será su aportación y rol en la reunión?
  • ¿Es necesaria para todos la asistencia completa a toda la reunión?
  • ¿Se sabe el orden y tiempo que dedicaremos a cada tema?
  • ¿Cómo recordarán las conclusiones y tareas que se han decidido en la reunión?

Apresúrate, evita hacer una reunión más sin que tengas toda esta información clara para todos los asistentes. Decide hacer que el tiempo invertido sea el justo y sea eficiente para el objetivo.

Sé feliz con tu tiempo. Una vez se vaya, tú pierdes la oportunidad de sentirte mejor.

Como última recomendación, decide en tu organización que la gestión del tiempo es un tema de todos. Si uno sólo aplica decisiones, sirve, pero sirve poco. Conciencia y decide con todos, cómo os organizaréis y como respetaréis vuestro tiempo y vuestras energías.

Pero sobre todo, decide ser feliz con tu tiempo y tu organización del trabajo. Recuerda el objetivo, trabajar con la máxima tranquilidad y satisfacción.