Cómo organizar mejor tu trabajo. ¿Serías más feliz si disfrutaras más y te centraras en lo importante? Para mí, es fundamental una buena organización y gestión de tareas. Con buenos hábitos para organizar mejor el trabajo, uno como que respira mejor. Uno de los sentimientos que más genera la falta de organización es la ansiedad. Y si encima, de todo el trabajo que tienes, le aumentas la ansiedad por no saber por dónde empezar o por dónde seguir, pues no tiene sentido ¿no te parece?
La verdad, es que en organización de tiempo y de trabajo se ha escrito mucho. A mi me gusta, cuando trabajo estos temas en formación, analizar bastante cuál es el tipo de trabajo y cuál sería la mejor manera. No todas las técnicas le sirven a todo el mundo.
Ahora bien, analizando y teniendo una visión general del asunto, creo que hay ciertos hábitos que nos pueden venir bien a todos. No pretendo hacer un programa completo de cómo organizarse mejor, porque como decía, necesitaría conocer tu trabajo. No obstante veamos algunas ideas que pueden ser comunes a todos ¿vale?
Serán ideas sencillas las que verás aquí. Aún así me merece la pena resaltarlas hoy porque veo a diario personas que no lo ponen en práctica y aumentan la pérdida de tiempo propia y de los demás.
Identifica las que posiblemente no estás haciendo y te podrían ayudar a organizarte mejor tu trabajo.
Cómo organizar mejor tu trabajo
Objetivos
- Escribe los objetivos de:
- Tu próximo año
- Tus próximos 6 meses
- Tus próximos tres meses
- Tu próximo mes
- Clasifica cada objetivo con el nivel de satisfacción / felicidad que te va a proporcionar si lo consigues
- Marca cada objetivo con el grado de importancia que tienen para ti (alta, media, baja)
- Modifica los objetivos si alguno no tiene una importancia o satisfacción alta o media
Planificación Proyectos / Temas de trabajo
- De verdad deja las agendas dónde apuntas las cosas para el día o los próximos días. Al final se convierten en un libro lleno de tachones en los que vamos reescribiendo una y otra vez las tareas no realizadas.
- Si quieres marcar eventos o reuniones, utiliza un calendario on line, te permitirá reorganizar fácilmente el evento sin tachones visuales y te dará una perspectiva de tu tiempo ocupado y libre para otras tareas.
- Comparte los calendarios si te puede ser útil o envía una cita al calendario de otra persona, para asegurarnos confirmación.
- Abre una cuenta en un gestor de proyectos/tareas como WRIKE, WUNDERLIST, TRELLO, TODOIST o EVERNOTE
- Organiza tu trabajo por temas o proyectos
- Escribe las tareas que se necesitan para cada tema o proyectos
- Crea procesos que puedas reutilizar si hay tareas o fases que se repitan en varios procesos. Simplemente los copiarás cada vez en el proyecto o tema que corresponda, ahorrándote tiempo. De esta forma sabrás en cada momento en qué punto te has quedado del proceso.
- Incluye en el proceso las tareas como en «espera de confirmación», «recibir respuesta», «realizar consulta», «llamar para…»
- Marca una fecha límite
- Marca además (muy importante) un recordatorio para el día y hora que prevés que puedes abordar ese tema. Así aumentarás tu tranquilidad de qué tienes un espacio de tiempo para realizar la tarea.
- Ve marcando las tareas realizadas
- Comparte los proyectos o temas de trabajo que incluyan a varias personas, así los implicados saben en todo momento por dónde vamos
- Asigna tareas a las personas que corresponda con fecha de vencimiento
- Usa los chats internos de los gestores de tareas para consultas, peticiones, o comentarios rápidos. Así evitarás que tengas exceso de correos electrónicos que sólo llevan información cómo «¿está terminado?», «envíame el informe de…», «te adjunto información», «revisa esto»…
Concentración y Ansiedad
- Utiliza la Técnica del Pomodoro (revisa la técnica aquí)
- Practica la «concentración única» durante el día: céntrate en una sola cosa cada vez
- Empieza el día concentrándote en cada acción que vas haciendo no en las horas siguientes: desayuno, paseo o conducción al trabajo…
- Practica la respiración profunda varias veces al día
- Utiliza juegos de vez en cuando para acostumbrar al cerebro a realizar una actividad con alta concentración como por ejemplo: eye test game
- Agrupa tus llamadas
- Agrupa la respuesta a los posibles correos todo en una vez y en varios momentos al día. No hace falta en un 90% que contestes enseguida a los correos. Si es algo urgente las personas solemos llamar.
- Ansiedad en el trabajo = falta de control. Vuelve al punto anterior y organiza todo lo que tienes pendiente sin dejarte nada por apuntar. Aumentará tu tranquilidad si sabes que no se te olvidará y cuándo vas a hacerlo.
Ejecución
- Empieza por las tareas más difíciles o que requieran más esfuerzo de concentración o elaboración
- Cierra las notificaciones durante periodos de 1 hora, consúltalas después de ese tiempo
- Si recibes una llamada y no tienes más remedio que atenderla en ese momento, o alguien te interrumpe en tu mesa de trabajo, registra la petición de tu interlocutor o la acción correspondiente en tu gestor de tareas, ponle una fecha de vencimiento y fecha de realización. Después sigue trabajando.
- Crea formatos de trabajo que reutilices. informes, propuestas, preparación de una reunión, presentaciones…
- Antes de hacer la tarea visualiza y define criterios que te permitan comprobar cuando acabes el trabajo que está realizado como querías
- Si tienes que estudiarte algo, «vuelve al cole», porfa, y sigue los pasos: lectura rápida + lectura comprensiva + subrayado + esquema + fichas de conceptos importantes + ficha de dudas
- Ten una libreta siempre cerca o un gestor de notas on line al que puedas acceder en cualquier momento y lugar, ya que es posible que en los momentos más inesperados te surja una idea sobre lo que estás trabajando estos días. Esas ideas que te vienen a la mente de camino al trabajo o antes de dormir, apúntalas y sigue disfrutando del momento. Aunque sea dormir 🙂
- Lee, clasifica y guarda información que retomes más tarde.
- Sé que siempre habrá imprevistos e interrupciones pero el objetivo no es eliminarlos, es reducirlos y aumentar la concentración.
- Cuando trabajes, trabaja. cuando descanses, descansa.
Reuniones:
- Elige bien el tema y tiempo de la reunión ¿Tienes una finalidad clara que no se puede solventar mediante el gestor de proyectos / tareas? Sí la respuesta es sí, entonces convócala. Sino evita la reunión.
- Prepara el contenido y orden de la reunión, marca qué necesita traer cada uno a la reunión, cuál va a ser tu intervención (y si ésta requiere una asistencia parcial o completa a la reunión), y envíalo con antelación a los asistentes.
- Se respetuoso con horas de inicio y de finalización, lo sabes, pero posiblemente no lo practiques. Aprende o aprende. Una mala reunión desmotiva.
- Registra respuestas, ideas, acciones o soluciones habladas en la reunión
- Envía esta información a los asistentes o mejor aún, conviértelo en tareas en el gestor de proyectos / tareas.
Correo electrónico
- Evita enviar un mail y a continuación un whasapp y luego una llamada telefónica. Los demás también merecen gestionar su tiempo
- Si utilizas los gestores de proyectos tareas, realmente verás reducida tu bandeja de entrada en un 80-90%
- Prepara plantillas de correo que puedas reutilizar en distintas situaciones
- Identifica claramente el asunto del correo, por favor, permite clasificar y anticipar el motivo y acción de los correos cuando los recibes.
- Explica en el texto del correo que quieres de tu receptor. Evita enviar un archivo que la otra persona no sabe de qué es o para qué es, esperando que te llame cuando lo reciba.
- Si estás pidiendo algo, indica fecha en la que lo necesitarás. Ayuda a gestionar el tiempo de tu receptor
¿Qué dificultades tienes tú a la hora de organizar tu trabajo?
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