Las reuniones si son eficaces son una gran herramienta de trabajo en equipo si la sabemos utilizar. ¿Cómo son vuestras reuniones?.

Hace unas semanas en varias sesiones de formación con distintas empresas, comprobé lo contrario.

Hay demasiados malos hábitos en la gestión de reuniones, por ejemplo:

  • Pueden llegar a ocupar el 60-70% de su jornada diaria en reuniones
  • No tienen muy claro para qué asisten
  • Falta una hora específica de finalización
  • Los temas se alargan impidiendo ser productivos
  • Todos los asistentes tienen que estar presentes todo el rato (cuando puede no ser necesario)
  • Saben que van a compartir información, pero sin finalidad clara
  • Esta gestión les repercute en el incumplimientos de otras responsabilidades

Este enfoque no es muy viable. Y lo más preocupante, es que el tiempo dedicado a este tipo de reuniones, genera estrés. Muchos de los asistentes comentaban que no podían hacer su “otro trabajo”. 

Las reuniones son buenas, pero ¿es el medio que necesitamos?. 

La gestión del tiempo y la organización del trabajo debe ser una cultura de empresa. Se necesitan hábitos compartidos por todos para evitar estrés innecesario.

En ocasiones, me da la sensación que muchas reuniones buscan control. Un control de tareas y resultados. Pero, o son excesivamente frecuentes o a lo mejor no es la mejor forma.

Es importante analizar, en qué están invirtiendo el tiempo los equipos de trabajo. ¿Qué resultados están obteniendo?

En muchas ocasiones un buen gestor de proyectos/tareas puede evitar tanta reunión. Conseguiremos información instantánea sobre el estado de proyectos y tareas. Así quizá, podamos reducir el número de reuniones. Y hacer más seguimiento que control.

En cualquier caso las reuniones necesitan formar parte de nuestro trabajo. Pero con sentido común. Cuando inundan nuestro tiempo algo no funciona.

Aprovechemos las reuniones para lo que son. Un momento y espacio para conseguir un fin concreto por un conjunto de personas. Sobre todo es un trabajo en equipo que no podríamos hacer de forma tan eficaz de otro modo.

Así que si las realizas, al menos ten en cuenta, estos 8 pasos. Ayuda a gestionar el tiempo de todos.

Tus reuniones necesitan 8 pasos para ser eficaces (al menos)

Y después de la reunión… ¿cómo se organiza cada uno?

Después de una buena reunión, debemos llevarnos información concreta:

  • Acuerdos
  • Tareas, asignaciones, plazos
  • Seguimiento
  • Identificación de sinergias

Necesitarás incorporar lo acordado en tu agenda de trabajo. Así que mantén tu organización.

Analiza

La mejor “receta” para gestionar tu tiempo proviene de un análisis pormenorizado de tu uso del tiempo. Analiza tus tareas y tus responsabilidades. Ten en cuenta la dinámica de plazos de tu trabajo.

Ten presente tus objetivos

Ser eficiente en tu trabajo significa trabajar siendo consciente de tus objetivos, tomando decisiones, y organizando tus tiempos. La inversión de tiempo y energía debe producir resultados.

Organiza tus proyectos

Investiga cuáles son tus proyectos. Analiza grupos de tareas. Visualiza plazos de tiempo. Organiza y planifica tu tiempo, y tu tiempo, con los demás. Aprovecha las herramientas de gestión de proyectos/tareas. 

Calendario

El uso del calendario quedará restringido a eventos, reuniones y actividades extraordinarias. Deja de poner tantas tareas mezcladas con eventos en tu outlook. Es un lío. El calendario es para tener una visión de eventos extras.

Utiliza otras herramientas para gestionar tus tareas y plazos correspondientes

Mails. Llamadas. Reuniones.

Organiza todo lo que puedas, tanto los correos, llamadas y reuniones que tú realizas, como las que recibes. Agrupa tiempos. Toma decisiones.

Tu cerebro necesita menos multitarea.

Tu concentración será mejor si agrupas tipos de actividades. Busca al menos espacios de 45 minutos para concentrarte en una sola cosa.

Tu tarea será productiva si viene de un proyecto concreto con un objetivo claro.

Ayúdate a reducir tu propio estrés, asignando una fecha con todo lo pendiente.