Cómo organizarte cuando tienes la semana a tope. Incluso en las dos semanas siguientes. ¿Te ha pasado alguna vez?. Miras la agenda y te agobias con los plazos. O peor, lo tienes todo en tu cabeza y temes que se te olvide o que no tengas tiempo para todo. Te hierven los pensamientos con todo lo que tienes que hacer. Piénsalo, ¿te suena?
Sólo pensarlo te causa ansiedad. Y no necesitas para nada ponerte más nervioso, porque ya lo estás con todo lo urgente e importante que tienes que hacer. Quieres además, hacerlo bien, ya que ese trabajo que tienes que presentar es importante. O incluso esa reunión que vas a realizar va a tener mucho impacto en tu nivel de desempeño.
Sientes por otro lado, que no puedes controlar todo lo que tienes al rededor. Las urgencias de los demás, tampoco ayudan. Te interrumpen y tu tiempo se va. Así no estás disfrutando para nada tu trabajo. Acabas la jornada más tarde de lo normal. Porque se te han ido las horas.
Bueno, entiendo que si te ha ocurrido todo esto, lo habrás solucionado cómo habrás podido. E incluso, de la mejor manera que sabes. Ahora quizá puedas tomarte un rato para la reflexión. ¿A qué coste emocional pudiste con esa semana tan dura?. ¿Qué nivel de ansiedad de 1-10 dirías que experimentaste?. ¿Pudiste dormir bien?.
Cómo organizarte cuando tienes la semana a tope
Al tener una trayectoria prácticamente toda mi vida profesional como autónoma, la verdad es que aprendes rápido. Aprendes a trabajar por proyectos. A llevar varios a la vez. Hace tiempo que aprendí lo mejor de todo, a no sufrir tanto estrés en semanas de picos de trabajo. A no cansarme más de lo necesario. O al menos, no añadir agotamiento gratuito. Además, trabajando siempre habilidades profesionales como gestión del tiempo…Una tiene que predicar con el ejemplo 🙂
Bien, hoy veremos algunas recomendaciones, por si te pueden servir o hacer reflexionar. Comentaremos ideas que son técnicas o procedimientos que aplico yo misma. O ideas que son recomendaciones que provienen de las técnicas de gestión del tiempo. Empecemos pues.
Lo primero, planificación inversa
En la mayoría de mis cursos de gestión del tiempo compruebo que muchos profesionales en las empresas, no lo llevan a cabo. ¿Qué es la planificación inversa?. Planificar desde la fecha final de tu plazo hasta el día de hoy.
Es decir, frecuentemente, me encuentro con profesionales que dada una fecha tope de entrega, trabajan desde hoy, no desde la fecha final. Empiezan a organizar en su cabeza lo que creen que pueden ir haciendo hoy, mañana, etc. Junto con el trabajo que ya tienen lo que hacen es ir reservando tiempos para ir avanzando en el proyecto, conforme pasan los días. Se encuentran en muchas ocasiones, que cuando se acerca el plazo, no llegan. O tienen que darse “un atracón de horas” para terminar y llegar a tiempo. Es más fácil así que se te escape la verdadera envergadura del trabajo y todas las cosas que tienes que hacer.
Hitos de trabajo.
La planificación inversa implica que desde la fecha final fragmentes en hitos el trabajo y lo repartas en el tiempo que tienes desde la fecha tope hasta hoy. De esta forma trabajas:
- Más tranquilo porque sabes que lo tienes planificado para llegar a tiempo.
- Sabes cada semana o día lo que tienes que hacer.
- No estás pensando inútilmente en si has hecho suficiente, porque ya lo has previsto todo con anterioridad.
- Cualquier imprevisto se puede abordar mejor porque vas sobre planificación.
Con lo que lo primero para abordar una semana de mucho trabajo es que vengas ya de una planificación inversa.
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No he planificado con tiempo y tengo que organizarme ya en pocos días
En caso de que las semanas o meses anteriores no pusieras en práctica la planificación inversa, toca hacer un pequeño sobreesfuerzo, ya lo sabes. Coge tu semana, marca las fechas importantes, y los hitos clave que necesitas hacer, y cuándo los harás.
Reorganiza otras tareas que tengas. Aprende a pedir un cambio de plazos de otros temas y negociar con clientes o compañeros sobre los plazos que puedas tener. Nos sorprenderíamos si tuviésemos como hábito el compartir nuestras urgencias. A menudo las personas marcamos un plazo bastante cómodo (con tiempo). Con lo que habla con ellos. Seguro que algunas tareas puedes reprogramarlas y mércales nuevos plazos de tiempo que acuerdes con tus compañeros, responsables o clientes. Normalmente no enfada una prórroga de determinadas fechas. Lo que suele molestar es que llegue el plazo acordado, y las tareas acordadas sin previo aviso, no estén. Ya que tampoco permite reorganizarse a las personas que te pidieron esa tarea. Aprende a reducir la incertidumbre de aquellos con los que trabajas.
Por supuesto, si es posible, delega o pide ayuda.
Agrupa tareas
De entre las tareas que tienes que realizar, seguro que hay llamadas, reuniones, mails, etc. Y la verdad es que parece que cada minuto del día tienes que prestar atención a una cosa diferente. Este tipo de demanda de concentración es difícil para nuestro cerebro. Cambiar constantemente de actividad hace que perdamos eficiencia en el trabajo y calidad del mismo. Procura:
- Agrupar las llamadas que tengas que hacer.
- Dedicar un tiempo determinado, 30-60 min… a responder todos los mails que sean importantes. Evita responder a cada correo cada vez que llega a tu bandeja de entrada. Te interrumpes tú solo. Si son urgentes, las personas te llamarán por teléfono.
- Si tienes varias reuniones pendientes, procura agruparlas todas en una mañana, o un día. Es decir, utiliza bloques de tiempo para el mismo tipo de tarea.
- Por supuesto, del resultado de esos mails, reuniones o llamadas, seguramente acabe en otra tarea que realizar. Agéndala en ese mismo momento. No lo dejes para luego.
Usa el Time Boxing
¿Qué es el Time Boxing?. Con esta técnica se favorece el bloqueo de tiempos determinados para diversas temáticas de trabajo. Usa bloques en tu agenda de esta semana (y las siguientes) para dedicar a temas concretos cada vez. Marca en tu agenda de 9-9.30h para revisar prioridades de hoy y de la semana. Reprograma si es necesario. 9.30-10h para responder correos. De 10-12h para dedicar a ese hito de proyecto que tienes que avanzar. Así con el resto de día. Puedes diferenciar los bloques por reuniones, proyectos, etc.
El objetivo es que o bien esa semana de pico de trabajo, cada bloque de hora/s tenga asignado su tipo de trabajo. O puedes crearte tu Time Boxing habitual. Siempre los mismos bloques de hora para el mismo tipo de trabajo.
Aprovecha 5-10-20 minutos entre tarea y tarea
Evita acabar de responder un mail e irte corriendo a esa reunión. Procura no llevar una hora super concentrado en una tarea importante y que llegue la hora, y te vayas corriendo a la siguiente tarea. El cerebro puede hacerlo, pero te agotarás antes.
Elige un “tiempo fuera” e incluso márcalo en la agenda. Reserva 5-10-15-20 min… entre tarea y tarea o reunión y reunión. ¿Para qué?. Sencillo e importante. Para acabar de “digerir” la última tarea, dejarte apuntados algunos “detalles” o tareas a programar. Y para respirar. Entonces reflexiona tranquilamente sobre la siguiente tarea. ¿Qué requiere de ti?. ¿En qué te tienes que concentrar ahora?. ¿Qué era lo importante?. ¿Cón qué emoción necesitas abordar la siguiente tarea o reunión. Céntrate en el punto de conexión que activa la emoción adecuada para esa tarea. Sigue respirando de forma calmada. Concéntrate en los hitos importantes de lo siguiente que tienes que hacer. Recuerda desde la calma. Ahora ya puedes abordar tu siguiente trabajo.
Focaliza tu atención
Pruébalo. Sabes, que si sigues todo lo anterior, no te tienes que preocupar por nada más ahora. En ese preciso momento, tu cabeza necesita estar prestando atención solamente a la tarea que has previsto. Deja lo demás para el momento que lo has planificado.
Pocas cosas aumentan tanto la productividad como pongas el foco únicamente en la tarea que tienes delante. Deja de pensar en lo siguiente. Ahora es ahora. Luego según lo planificado te ocuparás del resto. Sean otros temas personales o profesionales. A cada momento, ocúpate solo de una cosa. Practica tu atención plena a esa tarea. Con todo lo que tú sabes que puedes aportar a esa tarea para disfrutarla y sentirte satisfecho después.
Sé concreto y práctico en tu trabajo
¿Cuántos e-mails necesitas para cerrar una petición o tema en concreto?. A veces, se generan interminables cadenas de correos electrónicos en los que hay respuesta a la respuesta de la respuesta. ¿Te ha quedado claro el tema inicial?. ¿De verdad?. A veces resulta complicado seguir el hilo, y más aún tener claro que es lo que hay que hacer después de esa interminable cadena de e-mails.
¿Y si llamas por teléfono?. Mejor aún, ¿y si te reúnes 5 minutos?. En gran cantidad de ocasiones se puede ahorrar mucho más tiempo si levantamos el teléfono o tenemos una reunión cara a cara. Más de tres correos de ida y vuelta suelen ser más rentables si hablas directamente. Cuando acabes, puedes enviar el mail con el resumen de lo que habéis quedado. Mejor todavía si generas citas en el calendario. De Matrícula de Honor, si trabajas con un gestor de tareas y conviertes la llamada en tareas concretas con fechas límite.
Usa la Tecnología
No tengas miedo. No vas a ser mejor profesional, por guardar cantidad de cosas en la cabeza que no tienen más valor que recordar el momento de hacer algo. Tu mejor valor está en cómo haces tu trabajo, ese proyecto, esa reunión. Acordarse de algo no aporta valor. Es importante pero no tiene un gran valor ni te hace crecer. Usa la tecnología.
Usa el calendario para tus reuniones, fechas límite, y eventos. También, usa los gestores de proyectos y tareas para que te marquen cada día cuál es la prioridad. Pon fecha a todo. Lo primero al empezar una jornada de trabajo no son los correos electrónicos. Es tu planificación. Revisa lo que es prioritario para hacer hoy. Replanifica, si lo consideras necesario, que para eso está la tecnología. Para no hacer múltiples tachones en la agenda o libreta de papel, y reescribir más de una vez la misma tarea que no pudiste hacer ayer.
Reflexiona para tu próxima semana saturada de trabajo
Llegados a este punto. Importantísimo. Ya has pasado tu semana a tope de trabajo. ¿Qué has aprendido?. Piensa, ¿qué puedes cambiar para la próxima vez?. Recuerda, ¿qué has hecho que necesitas dejar de hacer inmediatamente?. Revisa, ¿qué hábito necesitas reducir porque solo te funciona en ocasiones muy especiales?. Reflexiona, ¿qué hábito necesitas poner en práctica con más frecuencia porque has visto que te funciona muy bien?.
Recuerda, las interrupciones pueden, en un gran porcentaje, agruparse y programarse. Los imprevistos son imprevistos. Ahora bien, son mucho más abordables si se insertan en un marco planificado de trabajo. Los imprevistos + tu caos habitual = agotamiento, baja productividad y peor calidad del trabajo.
¿Cómo vas a ser más responsable de disfrutar mejor tu trabajo? Un saludo 🙂
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