Invierte en más feedback en momentos de cambio

Proporcionar feedback es el método de aprendizaje que sirve para proporcionar información a las personas sobre su desempeño. El uso del feedback permite indicar a los colaboradores qué comportamientos es bueno que sigan repitiendo. Así como también, permite indicar que correcciones pueden hacer en su desempeño diario para cambiar y mejorar.

Es muy importante considerar el hecho de proporcionar feedback como un hábito preferente del líder. Esa información necesita ser expresada de tal forma que la personas sepa exactamente como impulsar su desempeño. Así, crearemos una cultura de feedback en la empresa, incluso con más énfasis en momentos de cambio. Cuidado con dejar el feedback para dos veces al año en las evaluaciones de desempeño. Son importantes para hacer un resumen de cómo se va avanzando en el año. Ahora bien, el feedback más útil es que se genera como hábito de los responsables de equipo.

Proporcionar feedback es una oportunidad para tener una conversación en la que intercambiar percepciones sobre el desempeño de forma que se provoque el cambio en las personas. Este feedback será positivo en la medida que refuerce determinado comportamiento de la persona. Y será correctivo en la medida que proporcione información sobre como cambiar.

Invierte en más feedback en momentos de cambio

Beneficios de proporcionar un buen feedback

Qué beneficios conseguirás con un buen feedback

Es un reconocimiento verbal que se asocia a hábitos y comportamientos que funcionan en las tareas del puesto de trabajo de la persona.
Provoca que el hábito se repita en el futuro.
Dirige y motiva.
Moldea los hábitos de trabajo de los colaboradores enfocando al éxito.
Señala exactamente qué comportamiento es el más importante.
Proporciona a los colaboradores una gran sensación de control y logro.
Ayuda a establecer metas futuras de desempeño.

Qué factores hacen que un feedback sea eficaz

Compartido frecuentemente.
Dirigido a un resultado específico.
Realista.
Muestra respeto por el receptor del feedback.
Genera una conversación en dos direcciones.
Se expresa con la idea de proporcionar un punto de vista, no una verdad absoluta.
Genera la oportunidad de crear seguimiento.

Como líder asume la responsabilidad de proporcionar feedback y supera tu resistencia a estas conversaciones

Es frecuente que como responsable de un equipo te preocupen algunas de estas situaciones y entonces evites en muchas ocasiones tener esas conversaciones tan valiosas de feedback. Veamos esos posibles temores:

Te preocupa que cuando proporciones ese feedback la relación con esa persona se resienta y a tu receptor no le gustes.
Asumes que tu colaborador no recibe o maneja bien el feedback que le proporcionas, con lo que no lo aplicas.
Tienes ejemplos de que en el pasado proporcionaste feedback a esa persona y no se responsabilizó del cambio.
Consideras que determinado colaborador está estancado y proporciona feedback será inútil.
Temes que sea una conversación incómoda.

Cómo influyes en las reacciones de tu colaborador y en su desempeño

Bien, nadie dijo que naciéramos sabiendo manejar la técnica de feedback como maestros. Ahora bien, forma parte de tus habilidad de comunicación y como tal, puedes aprenderla. A la hora de proporcionar feedback, es importante que revises también cómo estás influyendo tú en el desempeño de tus colaboradores. Me encuentro a menudo trabajando en sesiones de coaching con líderes que NO:

Invierten en conversaciones que inspiren a sus colaboradores.
Proporcionan metas claras a conseguir por sus colaboradores.
Proveen de suficientes recursos a los miembros de su equipo para conseguir resultados
Favorecen el apoyo de sus iguales.
Eligen dar un feedback correctivo en público.
Proporcionan un feedback con la información suficiente sobre el evento ocurrido, de manera que el colaborador no puede cambiar claramente.
Facilitan un feedback sobre las tareas más importantes del puesto de trabajo del colaborador. En vez de ello, se centran en dar un feedback subjetivo y no relacionado con las tareas esenciales del colaborador.
Buscan un momento para calmarse primero, antes de proporcionar un buen feedback.
Ayudan al colaborador a encontrar una solución eficiente al problema que se ha detectado.
Proporcionan el feedback lo más inmediatamente posible, como parte de su hábito de comunicación.

Resumiendo

Comprueba primero que el feedback que estás proporcionando cumple con las siguientes características:

Es inspirador y promueve el interés por el cambio.
Identifica metas claras.
Facilitas los recursos necesarios para el cambio y el aprendizaje.
Has dejado claro a todos los implicados en quién pueden apoyarse .
El feedback correctivo se proporciona en privado.
Comunicas claramente toda la información necesaria para que la otra persona pueda aprender.
Tiene relación con las tareas más importantes del colaborador.
Si algo te ha alterado emocionalmente, buscas un momento mejor para comunicar esa información de feedback.
Facilitas una solución o ayudas a encontrarla.
Has convertido el feedback en un hábito de comunicación para todos y en todas direcciones.

Quizá no lo has pensado, pero las formas y las condiciones importan. Influyen muchísimo en que la conversación de feedback sea bien recibida y útil o no. Y depende de ti. De ti parte la situación de proporcionar feedback. Así que, estudia tus resistencias y la forma en la que puedes superar tus temores a este tipo de conversaciones. Pide ayuda si lo necesitas, a un profesional, o incluso al propio colaborador. Te sorprenderás de las pistas que te puede dar tu colaborador en una conversación auténtica de feedback en la que se tiene el objetivo de ayudar.

Recuerda además, que en momentos de cambio, el feedback es más necesario que nunca. Así podrás ir reforzando los hábitos de éxito en el nuevo escenario, e ir corrigiendo cuando antes los hábitos que necesiten remodelarse.

Activa las expectativas positivas que tienes sobre tus colaboradores

Sí, cree que tus colaboradores pueden conseguirlo. Se comprueba en diversos estudios que los managers que tienen mejores expectativas sobre sus colaboradores consiguen:

Crear un clima de trabajo más cálido.
Muestran un lenguaje verbal y no verbal más positivo.
Proporcionan mayores y mejores inputs de información para que las personas consigan comportamientos exitosos.
Proporcionan más oportunidades de respuesta a las personas en sus conversaciones de feedback para moldear los hábitos de éxito.
Reconocen con mayor frecuencia los éxitos y proporcionan un feedback correctivo con mayor detalle.

Así como responsable de equipo, tú puedes...

Agradecer el trabajo realizado e inspirar a tus colaboradores.
Asegurarte de que tu lenguaje verbal y no verbal es amable y de apertura a la conversación.
Proporcionar a tu equipo nuevos pequeños retos que les permitan aprender. Recuerda que cuando has perdido tus expectativas positivas sobre algo, normalmente le encomiendas cada vez menos tareas. Esto consigue justo el efecto contrario al que estás buscando.
Proporciona oportunidades de aprendizaje y formación.
Crear momentos en los que tu equipo comparta sus aprendizajes.
Sencillamente hablar menos y escuchar más en tus conversaciones de feedback.
Trabajar conjuntamente con tus colaboradores para que consigan sus retos.
Evitar dar la solución a un problema planteado por tu colaborador y empezar a usar preguntas clasificadoras, retadoras y orientadas al futuro inmediato.
Asumir que el feedback forma parte de tus conversaciones diarias y no es algo puntual dos veces al año.
Ser más específico en lo que se necesita mejorar por parte del colaborador.

Considera el feedback correctivo como un impulsor de aprendizaje

Sí, aunque sea este tipo de conversación la que más temes. Es muy útil. La verdad es que el feedback correctivo acelera el aprendizaje y afianza mejor las nuevas conductas que el reconocimiento continuado. Ahora bien, como he comprobado en determinados hábitos de liderazgo, no se puede estar constantemente haciendo un feedback correctivo a las personas. Las reacciones emocionales negativas por parte de los receptores son obvias y estoy segura de que lo has comprobado.

El feedback correctivo provoca por lo general:

El cambio de comportamientos no deseados o ineficientes para el puesto de trabajo.
Dirección y motivación hacia la meta.
Activación y mayor velocidad de aprendizaje.

Si logras mantener las características anteriormente mencionadas, conseguirás una recepción más positiva del feedback correctivo. En general a todos nos gusta aprender y ser mejores en nuestro trabajo. Ahora bien, recuerda, las formas y la concreción importan a la hora de aceptar un feedback correctivo.

Quizá es importante que sepas comprender también cuáles son las causas por las que en ocasiones, las personas tendrán reacciones defensivas. Sobre todo, si la calidad del feedback que proporcionas no es buena.

Qué ocurre cuando se muestran reacciones defensivas y por qué se generan

Se da más peso a la información negativa o correctiva que a la positiva.
También, se dedica más tiempo a pensar en lo negativo que en lo positivo.
La información correctiva o los eventos negativos, en general provocan mayor procesamiento mental. Además, contribuyen en mayor medida a las primeras impresiones que la información positiva.
Caemos en los que se llama la Asimetría Positiva-Negativa. Es decir, las personas son más infelices cuando reciben feedback negativo. Esto ocurre en comparación con el nivel de felicidad que se siente cuando se recibe un reconocimiento.
Los eventos y feedback negativo tienen mayor impacto porque activan el mecanismo de supervivencia ante situaciones de peligro o amenaza.

Además la información negativa provoca que:

Tenga más impacto en los colaboradores que cuando se proporciona información positiva y negativa a la vez.
Se perciba como una opinión más precisa sobre el desempeño.
Tenga un recuerdo más estable en el tiempo debido a que requiere mayor procesamiento mental que la información negativa.
También se recuerda mejor la fuente de la información negativa que la fuente de la información positiva.
Tengas una explicación más clara de por qué la reputación negativa es tan difícil de cambiar.
Se tenga un mayor impacto en las relaciones que cuando se proporciona un feedback positivo.

Ahora bien, son las habilidades sociales y la forma de comunicar lo que hace que aprovechemos las bondades de proporcionar un feedback correctivo. Sobre todo es importante, evitar que el feedback correctivo esté envuelto en juicios personales y subjetivos. En ese momento, si practicas el juicio personal y subjetivo es cuando perderás todas las bondades de un feedback correctivo:

Aceleración de aprendizaje.
Cambios estables en el tiempo.
Información concreta sobre el cambio.

Reflexiona y prepara tu capacidad de proporcionar feedback

Sí, da igual si es buena tu capacidad de comunicación o necesitas mejorarla. Prepárate. Se trata de ayudar a tus colaboradores. Así que, sea que vas a proporcionar un feedback positivo o correctivo, trata de:

Contar con toda la información útil que seas capaz de recoger antes de proporcionar feedback.
Comprender para poder explicar bien, qué impacto ha tenido el comportamiento que quieras reforzar o corregir en el equipo, en los procedimientos de trabajo o en los clientes.
Pensar en la persona que va a recibir el feedback, ¿cómo le ayudarás mejor?. Adapta tu conversación.
Planificar momentos en tu conversación en los que te “fuerces” a escuchar. Evita que este tipo de conversación, sea un monólogo por tu parte.
Identificar bien el resultado que quieres conseguir con la conversación.
Elegir bien las palabras evitando juicios personales e información subjetiva.
Centrarte en dar un feedback que se asocie a las tareas clave del colaborador.
Facilita una información de feedback que pueda estar bajo el control del colaborador. Cualquier comentario sobre el que no pueda actuar tu colaborador creará más frustración.
Cuidar que tu lenguaje verbal y no verbal sea cercano y de apertura.
Gestionar previamente tus emociones.
Demostrar con palabras que comprendes la perspectiva de la otra persona, resumiendo su punto de vista.
Verificar que os habéis entendido sobre el resultado y los pasos a seguir.

Conclusión

Tanto el feedback positivo como el correctivo es beneficioso para los implicados.
Proporcionar un buen feedback reconoce, impulsa el cambio y acelera el aprendizaje.
Comprueba cómo tú mismo estás influyendo positiva o negativamente sobre la consecución de resultados de tus colaboradores.
Activa las expectativas positivas sobre tu equipo de trabajo.
Recuerda comprender las reacciones defensivas de los demás y tenlas en cuenta para mejorar tu forma de comunicar.
Prepárate este tipo de conversaciones para tener éxito en esta responsabilidad como líder.