Prepararte, estudiar, organizarte, simular tu reunión, preparar tu presentación…

¿es para ti un hábito olvidado?

Quizá, bueno, casi seguro, que es por deformación profesional, pero considero la preparación de nuestras intervenciones profesionales, un hábito clave para acercarnos al éxito de nuestras actuaciones.

Es por ello que me sorprende, como hay todavía profesionales que dejan a la espontaneidad o «a lo que surja»:

– sus conversaciones con colaboradores en las que hay algo clave o serio que transmitir

– las reuniones que luego se eternizarán porque no están preparadas de antemano

– las presentaciones comerciales, en las que pienso «si siempre es lo mismo» «yo lo que tengo que decir me lo sé»…

– las delegaciones de tareas u objetivos en otros, en las qué tu tienes claro lo que quieres pero no tienes en cuenta al otro…

– la comunicación de valores a tu empresa

– el feedback sobre desempeño de un colaborador o un equipo

– o más difícil todavía, transmiten un proyecto o cambio a través de un correo

Y es que COMUNICAR,  es la herramienta que tenemos para interactuar con los demás y no es un asunto fácil ni algo que dejar a la espontaneidad total. ¡Ojo! la espontaneidad es una cualidad muy valiosa pero  siempre será mejor recibida si a la base tenemos una buena preparación de lo que queremos comunicar porque:

– la responsabilidad de que un mensaje se entienda depende del emisor

– la calidad de tus actuaciones/comunicaciones las marca el receptor

– tener claro lo que quieres decir no te asegura una buena interacción con el otro

– tu velocidad de asimilación y claridad de tu idea no es la misma que la del receptor, sea tu cliente, tu colaborador o tu compañero de equipo

– decir algo no garantiza haber llegado al otro, que lo entienda, lo asuma y se implique

COMUNICAR, es interactuar, y es un proceso bidireccional que debe tener en cuenta a todos los participantes. En general, podríamos decir que aprendemos, escuchamos, asimilamos:

aprendemosCon lo que has preparado tu comunicación teniendo en cuenta:

-¿lo que vas a decir, cómo y cuándo lo vas a decir?

– ¿que estás convencido que tu idea te apasiona?

– ¿cómo te vas a ganar su confianza?

– ¿sólo lo que te interesa decir o también tienes en cuenta quién lo va a recibir?

– ¿ el nivel, enfoque, criterios del otro?

– ¿el proceso que ha de seguir el otro para entenderte?

– ¿ que tu mensaje puede no ser aceptado? ¿has preparado tu mensaje para que resuelva las objeciones del otro?

– ¿que el otro necesita interactuar, demostrarse, debatir, compartir, reflexionar antes de «comprarte» tu idea?

– ¿lo que el otro necesita para ponerlo en marcha?

Y todo esto es clave, tanto si nuestro receptor es un cliente interno o externo. La implicación, la aceptación, la comprensión, la escucha y la atención que nos van a prestar depende de una buena preparación de nuestro mensaje teniendo en cuenta el tipo de receptor que vamos a tener. Y en esta preparación, debemos incluir no solo nuestra parte protagonista de hablar sino la de escuchar, admitir preguntas, y objeciones sobre nuestro planteamiento. Tengamos en cuenta que por ejemplo, en una conversación de venta, casi se recomienda que nosotros hablemos un 40% y el cliente un 60% y ¿normalmente que hacemos? Lo contrario. Lo mismo sucede con nuestros clientes internos. Avasallamos con un montón de mensajes que nosotros tenemos muy claros pero el otro no, y éste necesita su proceso de asimilación, cosa que no solemos tener en cuenta. Así no generamos autonomía en el otro con nuestro mensaje.

Con lo que:

 ¿te vas a preparar?

¿ordenas tus ideas?

¿tienes claro cual es la mejor forma de comunicarlas?

¿permitiras la interacción del otro y te la prepararás?