Sí en mi trabajo de formación, siempre empiezo por las quejas. Considero que es una buena forma de recopilar información sobre el sentir de los profesionales. Estas quejas son normalmente los objetivos prioritarios de los asistentes a formación.
Este año varias empresas han empezado conmigo programas de formación para conseguir ser más productivos:
- Aprovechando para aprender a optimizar los tiempos.
- Estableciendo distintas formas de organizarse para trabajar con otros departamentos.
- Gestionando mejor el uso del mail.
- Consiguiendo que las reuniones sean más productivas y eficaces.
- Aprendiendo a trabajar con metodologías de gestión de proyectos y tareas.
En definitiva, una de los primeros mensajes que les hago llegar es:
Gestionar bien el tiempo es cuestión de quedarse tranquilo.
No se trata tanto de trabajar en modo multitarea. El día tiene 24h y tu curva de atención tiene su propio ritmo. Así que es cuestión de ver qué puedes mejorar con el tiempo que tienes. Además de ver cómo puedes hacer para quedarte tranquilo de que las cosas van a salir bien.
¿ Y tú?. ¿Estás tranquilo con tu agenda de trabajo?. O en cambio, ¿estás centrado en las quejas que hacen que no seas productivo?.
8 quejas que harán que tu equipo no sea productivo
Nota importante. No se trata de que por “quejas” entendamos excusas para no ser más eficiente en la gestión del tiempo. Se trata de escuchar a tu equipo. Es crucial analizar por qué tu equipo no es todo lo productivo que puede llegar a ser. Sobre todo si sabes que son buenísimos profesionales en su campo. ¿De qué se queja tu equipo?. Y, ¿qué estás haciendo para resolverlo?
Si eres responsable de equipo, te corresponde hacer un análisis junto con ellos. Revisa, reorganiza, toma decisiones. Te puedo decir por experiencia que tu equipo está sufriendo. Y aún más, no estás aprovechando su mejor valor para las tareas que más impacto tienen en tus clientes.
Veamos algunas de las quejas con las que me encuentro en las sesiones de formación. Seguro que algunas de ellas pueden estar presentes en la mente de equipo.
Quiero dedicar el tiempo justo a las tareas sin que se alargue mi jornada de trabajo
Prueba a valorar una serie de cuestiones como las siguientes:
- ¿Qué ocurre en tu empresa que no se puede dedicar el mejor tiempo y la mejor energía a las tareas de mayor valor?.
- ¿Cómo estás haciendo el seguimiento que tus continuas peticiones están interrumpiendo el talento de tu equipo?.
- ¿Qué otras tareas hacen que las tareas importantes se alarguen sin motivo?.
- ¿Cómo están coordinándose los distintos implicados en un proyecto o tarea?
- ¿Habéis previsto el tiempo adecuado para cada tarea del proyecto?
- ¿Estáis teniendo en cuenta también un tiempo para imprevistos?
Las continuas interrupciones hacen que sea imposible que me centre en mi trabajo
Revisemos algunas cuestiones que pueden ser interesantes:
- ¿Cuál es el motivo de que haya tantas interrupciones?.
- ¿Cuántas interrupciones se pueden programar con antelación para que no se conviertan en urgentes e incontrolables?.
- ¿Cómo puedes reducir la incertidumbre de las personas que provocan las interrupciones?.
- ¿Habéis analizado cuánto tiempo y energía os quitan las interrupciones?.
- ¿Puede reducirse el impacto de las interrupciones con reuniones breves y concretas?.
- ¿Se ha proporcionado toda la información a las personas que interrumpen?. ¿Es ese uno de los motivos de los constantes “parones” de tu trabajo?
Todo es urgente. Todo el mundo quiere las cosas “para ayer”.
Sigamos cuestionándonos un poco más:
- ¿Cuáles son los motivos de que se quieran las cosas “para ayer”?.
- ¿Planificáis o trabajáis de forma reactiva?.
- ¿En qué porcentaje estáis provocando vosotros que las cosas se demanden “para ayer”?.
- ¿Os habéis acostumbrado a ir “apagando fuegos” y así tenéis la sensación de que sois imprescindibles?.
- ¿Cómo podríais hacer para que todo el equipo contara con mayor autonomía y organización?
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No puedo tomar decisiones sino tengo tiempo de analizar
Pues tómate ese tiempo ahora y analiza:
- ¿Es analizar y tomar decisiones el mayor valor de tu puesto de trabajo?.
- ¿Lo es también de los miembros de tu equipo?.
- ¿En qué trámites, burocracia o constantes registros estáis perdiendo el tiempo?.
- ¿Cuánto confiáis o desconfiáis de otros, que puede que estéis controlando en vez de hacer seguimiento con feedback de calidad?.
- ¿Cuántos datos más necesitáis para tomar la decisión de organizar mejor la gestión del tiempo de vuestro equipo?.
Los correos no comunican nada útil. Se usa el mail para justificar que “la pelota está en tu tejado”.
¿Seguimos pensando un poco más?:
- ¿Para qué se deben utilizar los correos realmente en tu empresa?.
- ¿Trabajamos con gestores de proyectos o tareas?. Reducen la bandeja de entrada a un 80% prácticamente.
- ¿Se usa el “CC” indiscriminadamente?. ¿Has probado a crear reglas de uso en tu empresa?.
- ¿Está utilizándose el mail como justificante o para decir “esto ya es cosa tuya?. ¿Te has preguntado por qué?.
- ¿El mail es un sustituto del trabajo en equipo presencial?.
No puedo con tanta reunión inútil. Me quitan tiempo y luego no hago mi trabajo.
Venga el análisis es el primer paso para el cambio. 🙂 Aprovecha y cuestiónate:
- ¿Para qué son las reuniones?.
- ¿Saben exactamente a qué van los implicados?.
- ¿Se les ha dado tiempo para ir preparados?
- ¿Habéis definido concretamente el objetivo de la reunión?.
- ¿Se cumple el horario de inicio y finalización previamente comunicado?.
- ¿Quién hace seguimiento de lo acordado?
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Tengo muchísimo trabajo. No puedo organizarme ni llegar a todo.
Evaluad si de verdad hay sobrecarga de trabajo y tomad decisiones ya:
- ¿A qué está dedicando el tiempo de trabajo cada persona?.
- ¿Qué le lleva más tiempo y por qué?.
- ¿Se están asumiendo tareas que no corresponden?.
- ¿Hay una buena planificación?.
- ¿Necesitáis más personal realmente?.
Me va a estallar la cabeza. Tengo miedo de que se me olvide algo.
Hemos dicho que gestionar bien el tiempo es quedarse tranquilo. Bien porque sabes que las cosas se harán y cuando. También por qué sabes que no se te olvidará nada. ¿Cómo harás para conseguirlo?:
- ¿Se usa adecuadamente el calendario?. ¿Existen calendarios compartidos?.
- ¿Dispones de herramientas de notificaciones para fechas y tareas importantes?.
- Cuando se empieza un cambio o proyecto ¿se detalla lo máximo posible y se gestiona con alguna metodología?.
- ¿Tratas de recordarlo todo en la cabeza porque temes perder el tiempo haciéndolo de otra forma?.
- Tu cabeza necesita estar despejada y concentrada en lo importante. ¿De verdad quieres dedicar tu mayor energía a tener memoria?.
- ¿Cómo puedes volcar todo lo que tienes pendiente en la cabeza para centrarte en lo importante y dejar que la tecnología te ayude en lo demás?.
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Conclusión
Toma en serio las quejas de los profesionales que están trabajando en el equipo. Analiza con ellos qué ocurre y seamos creativos, constantes y eficientes. Todo lo demás es perder el tiempo y enfadarnos porque no se consigue dar lo mejor del talento de cada persona. Recuerda revisar:
- Que las tareas no se alarguen sin necesidad.
- Interrupciones, las justas y necesarias. Toma decisiones con antelación.
- Las urgencias pueden reducirse en un alto porcentaje con una buena planificación.
- Tomar decisiones puede no ser un trabajo “visible” pero es importante. Cuida el tiempo que se necesita.
- El mail es un medio no sustituye ni la coordinación ni la delegación adecuada.
- Las reuniones son otro medio de comunicación, no lo malgastes.
- La sobrecarga de trabajo tiene sus motivos. Analízalo.
- El miedo y el estrés no son buenos compañeros de la eficiencia y productividad.
