12 formas de no ser productivo y perder el tiempo. ¿Lo has pensado?. Es posible que tengas al menos, 12 fuentes de riesgo en las que puedes no estar siendo productivo. Con el consiguiente estrés que supongo que te genera.
Se acerca final de año. ¿Cómo vas a llegar, agotado o bien?. Quizá sería un buen momento para analizar tus hábitos de trabajo. Posiblemente también vendría bien, ver cómo estás trabajando con tus compañeros o colaboradores. ¿Y si tomarás algunas decisiones?. Si revisaras los últimos 3 meses ¿Cómo dirías que ha sido vuestra organización?.
Te propongo hoy que revises conmigo, al menos 12 riesgos. 12 formas de no ser productivo y perder el tiempo. Insisto con el consiguiente desgaste emocional que conlleva. Y quizá puedas reducir. ¿Te tomas unos minutos para revisarlo por si acaso puedes mejorar en algo?.
12 formas de no se ser productivo y perder el tiempo
Cómo estresarse con la gestión del correo
Notificaciones de correo
Responder los correos conforme llegan a tu bandeja de entrada te estresa. ¡Claro!. Estás interrumpiendo tu flujo de concentración con notificaciones constantes. Así, no te concentrarás, no avanzarás en las tareas de más valor.
Programa y planifica
Elige 2-3 momentos programados en la mañana. Otros 2 por la tarde para consultar y responder al correo. Cierra el correo o bloquea las notificaciones. Evita estar constantemente atendiendo al email. Si es algo urgente, no te preocupes que la gente llama por teléfono.
El email: lista de tareas
Usas el correo como lista de tareas, y claro se van acumulando. La bandeja de entrada o la carpeta de pendientes siempre está llena. Agobia bastante ya sólo la visualización de esta información. No tienes claro el plazo de entrega, pero ahí están diciéndote que todavía no lo has atendido.
El email es un medio
El email, es un medio para comunicarnos cuando no existe urgencia y se da un plazo de trabajo. Úsalo bien y enseña a otros a usarlo. Un email necesita incorporar claramente la demanda y el plazo de respuesta. Conforme llegue esa demanda vincúlalo a tu gestor de tareas. O crea una tarea con la información clara y la fecha de entrega.
Revisas y acumulas
Sueles ir revisando cada email para ver qué tienes que hacer. Sino es urgente o lo tienes que estudiar con más calma, lo sigues dejando en pendientes. Respondes los correos fáciles o los urgentes. La bandeja de entrada sigue acumulando. Y cada vez que entra un correo haces lo mismo. Pierdes el tiempo cada vez haces trabajo doble. El de descarte y el de decisión sobre que hacer.
Haz en el momento
En esos momentos programados de consulta de la bandeja de entrada, haz siempre algo. Con todo. Es necesario responder, responde. No es urgente, planifica tu respuesta o la tarea demandada. Sólo estás en copia, crea reglas para que esos correos vayan a una carpeta especial, ya los revisarás.
Revisas un documento
Utilizas el email para revisar y dar feedback sobre un documento. Al final, te encuentras con 5 correos de ida y vuelta. Has estado abriendo el correo, abriendo el documento y escribiendo otro correo cada vez. Demasiadas minitareas que te quitan tiempo y pierdes eficacia.
Trabaja on line
Hoy todos disponemos de una manera u otra de algún medio para trabajar online. Aprovéchalo. Trabaja sobre el documento, y apunta todos los comentarios que necesites. Se actualiza en el momento y te permite consultar su evolución al instante. Aprovecha las plantillas, los esquemas, etc., para que de antemano sepamos conjuntamente que sé necesita hacer en ese documento.
Cómo perder el tiempo en las reuniones
Clones de otra reunión
Son reuniones periódicas en las que siempre hacemos lo mismo y conseguimos lo mismo. Es decir, no mucho. Se informa, se pregunta, responden siempre los mismos. Un aburrimiento, una pérdida de tiempo más con todo el trabajo que tienes por hacer. Además se suelen alargar porque la persona que dirige la reunión de repente es creativa y los asistentes no están preparados.
Toma decisiones
Haz algo distinto. Lo primero valorar si la frecuencia de esa reunión es adecuada. Analiza si todos los asistentes son necesarios durante toda la reunión. Proporciona una tarea clara para cada asistente en la reunión. Si no es necesaria, no la hagas. Cambia la metodología de la reunión. Invierte en pensar cómo hacerla más dinámica y que participen todos con un motivo, un sentido y un orden.
Todo el tiempo
Se os va de las manos el tiempo dedicado a cada reunión. No se respeta la hora de inicio, tampoco la de salida. Sobre todo esas reuniones que son imprevistas. Estáis más pendientes de todo lo que hay por hacer en el día que en el motivo de la reunión. No controlas nada, porque sabes más o menos cuando entras a la reunión pero no cuando sales.
Una fecha y un plazo
Programa hora de inicio y hora de salida. Planifica los hitos a tratar en la reunión y la tarea exacta que tienen que hacer los asistentes en esa reunión. Envía convocatoria de reunión con tu calendario a todos los asistentes y añade el motivo de la reunión, las tareas y la información que necesitan prepararse. Permite la asistencia parcial de algunos asistentes. Si la reunión es urgente, tómate unos minutos para organizar lo que vas a hacer en la reunión y cuáles son las tareas. Antes de entrar prepárate.
Todos tomamos nota
En las reuniones cada uno toma nota de lo suyo. Utiliza la libreta de papel “para todo” que tiene en la mesa de trabajo. ¡Ah, luego cuando puedas, lo pasarás a limpio o a algún momento on line. Realmente está llena de tachones, de listas repetidas. No sabe cuándo las escribió, pero si están apuntadas sería importante. La verdad es que luego cuesta mucho encontrar y acordarse de la información importante. Y así todos…
Online y compartido
Deja el papel, quieras o no estamos en la era on line. Y para algo está, para ahorrarnos tiempo y diversas interpretaciones sobre una misma información. A ser posible, en la reunión que una sola persona se dedique a tomar nota on line. A ser posible un gestor de notas (Evernote, Google Keep, o similar). Lo mejor que cada acuerdo, responsable y fecha quede registrado, bien en una nota compartida o fenomenal si es ya en nuestro gestor de tareas on line y compartido. Desde el momento que se escribe está disponible para todos. No pierdas el tiempo en pasarlo a limpio, escribir un mail, enviarlo, etc…
Recomendado: 4 calves para lidiar con las urgencias de tu día a día
Cómo perder el tiempo con interrupciones
El teléfono no para
El teléfono de la mesa no para de sonar. Por si fuera poco, también tienes el móvil, quizá de empresa y además el personal. ¿Mola eh :-)? ¡Ah! y estás intentado responder correos conforme llegan y además concentrarte en un trabajo importante que necesitas entregar en 1 día o 2. Es genial, ¿a qué si?. Tu concentración disminuye, además te estás estresando. Respondes a las llamadas pero rápido, así duran poco tiempo. Pero te das cuenta que quedaban cosas por concretar. Lo mismo pasa con los correos. Y además has retomado 7 veces ese documento que tienes que preparar.
Organiza y acuerda
Sobre todo respira. Yo me he estresado sólo de escribir el apartado anterior y de imaginarlo :-). El objetivo es reducir las interrupciones al máximo posible. Las urgencias no las podrás organizar, pero lo demás sí. Cuando quedes con alguien para que te llame dile fecha y hora más conveniente para ti. Si tienes que hacer llamadas tú, organízalas para hacerlas todas juntas, prográmatelas en un día y una hora concretas. Acuerda con un compañero, horas en las que cada uno se ocupe del teléfono para que el otro pueda trabajar tranquilamente. A no ser que se “queme algo” puede otra persona tratar de atender la llamada.
Demasiadas preguntas
Compañeros, colaboradores… tienden a interrumpir tu ritmo de trabajo con sucesivas preguntas. Añadido al ítem anterior, llamadas y mails, se hace muy difícil que puedas trabajar bien. A veces, son preguntas urgentes, pero la mayoría no lo son. Además, podían haber buscado esa información que te piden por ellos mismos. Pero es más fácil que les respondas tú , además eres tan amable… 🙂
Agrupa consultas
He observado, que en las empresas, la mayor parte de las interrupciones se pueden evitar o agrupar. Mucha gente tiende a preguntar al compañero o a su responsable porque es más cómodo. Pero no eficiente para el ritmo de los proyectos. Consigue que todo el mundo sepa de dónde puede sacar un dato o una información. Comparte documentos y planes con los demás, de manera que puedan tener acceso y ser más autónomos. A veces se interrumpe, por que no se sabe cuándo vas a atenderles, por si luego no estás. Acuerda, minireuniones para agrupar consultas al final de la mañana o del día. De manera que se reduzca la incertidumbre de los demás. Pon a tu disposición tu calendario y agenda para que las personas agrupen todas sus dudas y reserven un tiempo contigo.
No sabes cómo seguir
A estas alturas has perdido tanto el “norte” qué no sabes cuáles son las prioridades. A veces, te es difícil averiguar por dónde sigues después de tanta interrupción, llamada o email. Estás posiblemente cansado y distraído, porque has “apagado demasiados fuegos”. Es posible que acabes llevándote trabajo a casa, porque estás más tranquilo. O que mañana te vengas muy pronto a trabajar así no te interrumpen tanto. También es posible que hoy acabes más tarde de lo normal.
Gestión de prioridades
¿Cuáles son las prioridades para este año?. ¿Y para cada mes? ¿Cuáles son las prioridades para cada semana?. Ese es tu “norte”. No lo pierdas de vista. Un buen gestor de proyectos te ayudará a mantener la imagen temporal de los proyectos y trabajos que tengáis que hacer. Si tenemos el macro claro, el micro es más fácil. Crea el hábito de ser proactivo con los trabajos y proyectos.
Cómo no llegar al plazo de tus tareas
Se te olvidan tareas
A estas alturas has perdido tanto el “norte” qué no sabes cuáles son las prioridades. A veces, te es difícil averiguar por dónde sigues después de tanta interrupción, llamada o email. Estás posiblemente cansado y distraído, porque has “apagado demasiados fuegos”. Es posible que acabes llevándote trabajo a casa, porque estás más tranquilo. O que mañana te vengas muy pronto a trabajar así no te interrumpen tanto. También es posible que hoy acabes más tarde de lo normal.
Programa todo
¿Cuáles son las prioridades para este año?. ¿Y para cada mes? ¿Cuáles son las prioridades para cada semana?. Ese es tu “norte”. No lo pierdas de vista. Un buen gestor de proyectos te ayudará a mantener la imagen temporal de los proyectos y trabajos que tengáis que hacer. Si tenemos el macro claro, el micro es más fácil. Crea el hábito de ser proactivo con los trabajos y proyectos.
No eres proactivo
Consideras que no tienes tiempo para ser proactivo. Crees que eso no es posible en tu trabajo. Las urgencias, los imprevistos y demás características de tu trabajo y de tu sector te impiden pensar por adelantado. Piensas que en tu puesto de trabajo no es posible. Además no tienes tiempo de pararte a pensar.
Gestiona por adelantado
En todos los trabajos hay un margen de maniobra para la proactividad. Sencillamente necesitas querer buscar un momento para considerar en qué margen de posibilidades quieres invertir para ser proactivo. Da igual si sólo es un 20%. Ya es más de lo que tienes. Y siempre que puedas mejorar este margen, podrás asumir mejor las urgencias y los imprevistos. Busca un momento tranquilo. A veces media hora o una hora es suficiente para organizar y planificar por adelantado esas tareas que puedes prever. El objetivo es controlar lo controlable.
Recomendado: Tienes más estrés cuando no eres proactivo
Conclusión. 12 formas de no ser productivo y perder el tiempo.
Repasemos. Revisa cuáles son los puntos dónde puedes perder tiempo y eficiencia en tu trabajo.
- Constantes notificaciones de entrada de correos.
- Convertir el correo en una lista de tareas.
- Revisar emails varias veces.
- Crear conjuntamente trabajos por correo.
- Reuniones repetitivas y aburridas.
- Demasiado tiempo por reunión.
- Pérdida de tiempo, por escribir los acuerdos de la reunión varias veces.
- Gestión ineficaz de llamadas telefónicas.
- Consultas constantes que interrumpen tu trabajo.
- No saber cuáles son las prioridades. Te has descentrado.
- Olvido de tareas a realizar.
- Trabajar de forma reactiva, según surge la necesidad.
